Bonjour tout le monde, voici le compte rendu de notre conseil d'administration de novembre !

Compte rendu du CA de novembre 2022

Compte rendu de la réunion de CA Du 20 novembre 22

Personnes présentes :

Matteo Cardone Titouan Mazier Marie Abt (Arahina) Eudric Lauvin--Diaz Alexis Royer Mathilde Gautronneau Yannick Faccioli Nicolas Paulet Clara Fau Loïc Massin

Ordre du jour :

Retour sur l'événement halloween Retour sur la table ronde : « initiation à la masterisation » Exclusion d’un membre Banque et assurance Date de l’Assemblée Générale ordinaire Retour sur la buvette de nos DJDR Achat de sweats Démarche par un employé de la boutique Wargame Spirit Récupération du sac de la trésorerie Achat armoire Tri sur le discord Evénement à venir Un mot sur la charte Suggestion d’achat de jeu Quelques mots de plus

Retour sur l’évènement d’halloween

Retour sur le côté moral de l'événement (retour d’Eudric) :

Nous avons pu constater que l’évènement s’était plutôt bien passé avec 2 grosses surprises. La musique n’a pas dérangé nos autres évènements tel que nos parties de jeux de rôle ou encore nos parties de jeu de société dans le café d’EVE, de plus nous avons pu disposer plus librement nos jeux sur nos tables ce qui a permis une plus grande visibilité des jeux avec notamment un jeu ouvert prêt à être joué, nous avons remarqué aussi une plutôt bonne entente avec IntEGre. Cependant nous avons remarqué un point noir au niveau de la communication et de l’organisation de l’évènement (la réunion de préparation de l’évènement avec toute les associations a eu lieu 10 jours avant l’évènement et au niveau d’IntEGre seule Stassi était présente). Au niveau des interactions avec les autres associations nous trouvons dommage de n’avoir eu que Stassi comme contact côté intEGre de plus nous sommes déçus d’avoir été abandonnés par AniGre au dernier moment au sujet de la gestion de la buvette (vente de croque). Enfin, nous trouvons qu’il y a eu une mauvaise communication vis-à-vis du concours de costumes, il était prévu initialement que la dance party s'interrompt durant le concours mais elle s’est déroulée toute la soirée sans discontinuer.

Côté Graal nous avons constaté que nous étions dans les clous au niveau du partage du café et du concours de costumes tenu par Titouan et Marius même si le concours à été organisé un peu à l’arrache, le côté buvette en a légèrement pâti. Nous avons pu voir qu’il était préférable de laisser choisir leur lot aux gens au lieu d’imposer une récompense en fonction de la place obtenue, malheureusement nous manquons de bénévoles motivés pour s’occuper de notre soirée Si nous avions su que nous serions seuls à nous occuper de la buvette nous ne nous serions probablement pas acquittés de la buvette cette année. Nous avons également constaté, avec regret, des problèmes de comportement inappropriés autour et dans EVE.

Retour sur le côté financier de l'événement (retour d’Alexis) :

Pour cet évènement nous avons un insuccès sur nos ventes car nous avons beaucoup trop fait confiance à intEGre quant à l’estimation de l’affluence (400 personnes en pic) et nous avons donc trop acheté, il y a donc eu beaucoup d’invendus. Avec le recul nous pensons qu’AniGrenoble avait raison de vouloir commencer la communication sur l’évènement bien plus tôt ce qui aurait pu augmenter l’affluence et par conséquent cela a pu impacter nos ventes, il aurait fallu lancer une première communication sur l’évènement et rajouter au fur et à mesure les associations qui se greffent à l'événement en indiquant ce qu’elles y proposent. (Exemple indiquer que nous proposons des jeux de société et jeux de rôle lorsque nous rejoignons un événement d’une autre asso). Nous trouvons aussi dommage de ne pas avoir eu de lien avec « brin d’évasion » alors que nous avons déjà eu bon nombre d’entente avec eux de plus nous proposons des activités proches. De plus Alexis trouve dommage qu’il n’y ait pas eu de concertation avec le CA afin de définir un objectif de vente. Nonobstant tout ceci les courses se sont plutôt bien passées et nous avons pu profiter d’une promotion de 50% avec Promocash pour les jambons et le fromage. Il y a 4 ans nous proposions les croques sucrées et salé à 2,5€ et la formule D4 à 4€ et à cette époque il était déjà question d’augmenter les prix. L’idée selon laquelle les gens n'achètent pas les croques à plus de 1 ou 2€ semble peu réaliste, car si un étudiant ne peut pas se payer un croque de 1 à 2€, la préoccupation de celui-ci est plus grave qu’aller à une soirée halloween. Nous avons tout de même remarqué un point noir qui est que nous n’avons pas eu assez de membres pour s’occuper de notre stand. Nous étions à côté du stand d’intEGre et la soirée en leur compagnie c’est plutôt bien passé cependant depuis notre stand nous pouvions voir des personnes éméchées donnant de l’alcool au personne à l’intérieur alors que l’introduction d’alcool était interdite, la seule consommation d’alcool était celle du bar d’EVE. Cependant nous trouvons dommage que le bar d’EVE ait été ouvert, car cela a provoqué une forte concurrence notamment avec la vente de boissons et de nourriture.

De plus nous trouvons que nous avons eu un manque de visibilité de notre buvette, c’est la 2e fois de l’histoire du GRAAL que nous faisions un stand en extérieur, les autres fois nous étions dans le bar de l’annexe, qui offre plus de visibilité et de confort. Nous avons trouvé irrespectueux le fait que le président d’aniGrenoble soit venu se servir en tant que bénévole sans avoir fait d’action, il s’est d’abord présenté comme simple président d’aniGrenoble et lorsqu’on lui à parler de l’offre gratuite pour l’évènement il a dit être bénévole pour en profiter. Nous avons aussi pu voir qu’aniGrenoble avait fait preuve d’amateurisme quand il pensait encore s’occuper avec nous de la buvette, ce qui a été plutôt frustrant pour nous qui avons plus d’expérience sur ce genre d’activité. Ce que nous trouvons dommage c’est qu’à la fin de la projection d’AniGrenoble (en début de soirée), il n’y ait pas eu d’annonce avec la présentation des autres assos et des autres activités de la soirée. Nous n’avons pas été bénéficiaire sur la vente de croques, de plus nous savons aussi qu’intEGre avait une meilleure logistique que nous, dès qu’ils vidaient leur bol de pâte à crêpe ils montaient en refaire. La fin de soirée s'est bien passée malgré le fait que Marius a dû s’occuper du concours de costume qui aurait dû faire 15 minutes qui se sont révélées être plutôt 60. Pendant ce temps Alexis à pris le relais de Marius mais cette heure en plus l’a fait travailler 3h de suite en enchaînant par la suite le rangement de l'événement car nous arrivions à la fin du shift de Marius.

Retour Halloween (retour de Nicolas) :

L’affluence qu’intEGre nous avait annoncée n’étais pas au rendez-vous il nous avait annoncé 400 personnes (en pic) et en réalité nous avons eu peut-être un peu plus de 200 personnes (en pic toujours). Cependant les participants de l’évènement étaient plutôt ravis et l’espace à été plutôt bien utilisé, l’utilisation du café a été bonne avec notamment un gros jeu ouvert en présentation. L’organisation de la soirée a été beaucoup trop tardive, et côté intEGre il n’y avait que Stassi, il y a eu un manque de communication entre assos, et un manque de leadership côté intEGre, par ailleurs la dance party aurait dû s’arrêter le temps que nous puissions faire le concours de costume, pour lequel il y a eu un manque de communication et de coordination. 3 cas de comportements inappropriés dans la soirée nous ont été rapportés et il y avait eu une Safe-zone un peu léger, la zone était mal indiquée et très peu délimitée et protégée. De plus durant cette évènement une personne à dû être expulsée à 2 reprises de l’évènement. Heureusement qu’il n’y a pas eu plus d’affluence car le nombre d’incidents aurait sûrement été plus élevé. Prévoir soit des présentoirs de prévention sur les violences sexistes et sexuelles ou des « personnes de confiance » qui seraient clairement identifiées. Il aurait fallu envisager ce type de problème dès le début de l’organisation. Heureusement qu’il y avait 4 vigiles qui ont pu réagir rapidement. Nous devons faire de la prévention sur les risques et comportement à avoir dans ce genre de soirée, de plus nous devrions envisager de faire des formations sur la sécurité. Nous nous sommes aussi demandé si nous nous remettrions sur ce genre d’évènement car nous ne sommes pas habitués à gérer une telle affluence, avec ce que cela implique. Il faut aussi que nous ne mettions pas de surprotection sur de plus petits évènements. Ce qui est dommage c’est que nous n’étions pas au courant du placement des vigiles et nous aurions dû le demander, afin de surveiller la buvette et la caisse. De plus nous n’avons pas été informés lors de la soirée de ces incidents et nous n’avions pas une liste exhaustive des bénévoles afin de pouvoir les faire bénéficier de nourriture gratuite.

Proposition sur les croques : Se coordonner avec les autres asso Se fixer une date butoir de « go, no go » avec engagement écrit des assos impliquées Se fixer une plafond de prévision de vente (basé sur le matériel à notre disposition et pas seulement sur l’affluence) = garde-fou Voir pour se munir d’un TPE (Sum’up, via helloasso…etc) → Le GRAAL ne peut pas gérer seul un tel TPE car nous participons trop peu fréquemment à ce genre d’évènements → Communiquer en amont qu’on n’a pas de TPE (paiement en liquide) et indiquer où il y a des DAB. Compte tenu des multiples atermoiements qu’a connus l’organisation de la buvette (implication d’Ani, conditions d’installation, communication autour de l’évènement…), la possibilité de son annulation aurait dû être envisagée. Bien regarder les CR des années précédentes. Merci à Jeanne, Célia, Alexis, Clara, Arahina, Élyas et Marius pour la préparation des croques monsieurs et Merci à Christelle, Mathieu et Clara pour le prêt des machines.

Retour sur la table ronde masteurisation

Retour sur notre table ronde du jeudi 17 novembre 2022 de 19h à 22h A cette soirée il y avait 8 personnes (en comptant Loïc), il y avait 3 MJ débutants, 2 MJ intermédiaires et 3 MJ expérimentés. D’après Loïc l’évènement s'est bien passé, il y a eu quelques inscrits finalement absents dû à des raisons personnelles mais malgré l’annonce tardive, la communication sur l’évènement a plutôt bien été faite. Le seul point noir est qu’il y a eu des problème au niveau de la réservation d’EVE, nous avions réservé à l’avance mais l’évènement ayant été supprimé nous sommes allés voir EVE qui nous a conseillé de nous enregistrer sur un cahier dans la PEP. Malgré cela des personnes étaient tout de même présentes jusqu’à 19h30 dans la PEP ; nous avons décidé qu’il faut surveiller ces mouvements hasardeux au niveau d’EVE. De plus, un concert était prévu à EVE ce jeudi-là et celui-ci était dérangeant pour l’évènement, nous obligeant à parler plus fort pour se faire entendre.

L’évènement a pu encourager ceux qui étaient peu expérimentés à faire de la masterisation et a aussi pu aider les MJ plus expérimentés à résoudre des problèmes dans leur JDR. Une personne a posé la question s’il était possible d’être accompagné par un MJ expérimenté du GRAAL pour mener une table de JdR en dehors de l’asso. De notre côté, pour mettre le pied à l’étrier aux MJ peu expérimentés, nous envisageons de proposer un DJdR avec des parties uniquement menées par des MJ avec peu d’expérience. Les objectifs espérés à la création de cette table ronde ont bien été atteints. De plus l’auditoire avait l’air plutôt content de cette séance. Cependant il a été dommage que nous n’ayons pas l’information que ce type de table ronde avait déjà été fait par Alexis et Redj. Nous pouvons aussi faire un appel aux évènement proposé par les membres (si un membre veut organiser un évènement le GRAAL pourra l’aider dans la mesure du possible) 1 atelier par mois. Notre prochain atelier Création de JdR aura lieu le jeudi 1er décembre de 18h30-22h.

Exclusion d’un membre

Une personne est venue à plusieurs de nos évènements notamment le JAF et l’AGE. A l’AGE il était déjà un membre du Graal, depuis il se présentait régulièrement aux évènements du GRAAL.

Cependant lors de l’AGE il a eu des propos sexistes vis-à-vis de personnes ayant participé à l’évènement et a banalisé le harcèlement scolaire, de plus nous avons eu 2 plaintes par mail, 1 signé et 1 anonyme, à son égard. Le dimanche 13 novembre, après qu’Arahina ait présenté la charte, lors de la présentation de son JDR il a fait une blague zoophile. En parallèle de cela nous avons recueilli des témoignages dont nous lui avons fait part par mail afin qu’il s’explique sur les faits qui lui étaient reprochés, de plus lorsque nous lui avons envoyé ce mail lui expliquant tout cela il répondit par des insultes envers le CA. Compte tenu de ses retours et de notre discussion en séance et nous avons décidé de lui envoyer une lettre lui notifiant et justifiant sa radiation pour motif grave.

Banque et assurance

Nous devons nous renseigner auprès des autres associations (IntEGre, Animafac) afin d’en savoir plus sur la banque et sur l’assurance car il semblerait que nous pouvons payer moins cher la banque et l’assurance, de plus nous allons nous renseigner sur les néo-banques afin de réduire nos coûts. En trésorière, cette tâche revient à Mathilde, assistée si nécessaire par Titouan.

Date de l’AGO

Après décision nous avons conclu que la prochaine AGO se déroulera le dimanche 15 janvier 2023.

Buvette DJDR

Après comptage de notre stock nous avons assez de boisson pour vendre jusqu’à janvier, il doit rester une vingtaine de canettes et il faut que nous dressions un inventaire des recettes afin de différencier les boissons (vendues à 1 € l’unité) des 1€ d’assurance pour les non-membres.

Récupérer le sac de la trésorerie

Nous devons envoyer un courrier à Enzo afin de lui demander formellement de nous rendre le classeur, sans pour autant spécifier les poursuites judiciaires applicables. Pour se faire nous lui enverrons une lettre recommandé avec AR.

Achat armoire Nous devons voir pour acheter une armoire et faire du tri dans l’armoire actuelle afin de voir l’espace réel que prennent nos jeux. De plus nous pensons vendre à nos membres nos jeux complets peu utilisés pour en acquérir de nouveaux plus utiles tel que « For the story », pour pallier un déficit de MJ à un DJdR.

Evènements à venir

DJDR 8 et 22 janvier et 5 février LPJ tous les lundis
Sous la confirmation d’EVE. Si nous voulons prévoir une nouvelle convention, nous devons envoyer un mail d’appel à bénévoles et anticiper les demandes de subventions, indispensables pour le financement.

Un mot sur la charte

Nous avions émis l’idée de modifier la charte, Nicolas avait proposé une première version révisée mais les avis à propos de celle-ci sont mitigés, Titouan a donc décidé de soumettre au vote des membres au moment de l’AGO si oui ou non une révision de la charte était nécessaire. En outre, nous pensons qu’il est nécessaire que les membres se fassent leur avis sur la charte. Pour avoir le plus d'informations sur ce que les membres veulent dans leur charte, avec des traces écrites pour ne pas perdre l'information, nous avons décidé de faire un sondage. Les résultats seront utilisés par les personnes s'occupant de la révision de la charte, si révision il y a.

Merci à Matteo d’avoir entièrement rédigé ce compte rendu, merci à Loïc pour le retour sur la table ronde, merci à Eudric, Alexis et Nicolas pour le retour sur l'événement halloween.

Matteo Cardone, Secrétaire de séance