Bonjour tout le monde, voici le compte rendu de notre conseil d'administration d'avril !

Compte rendu du CA d'avril 2022

Démarrage de séance Sont présents parmi les membres du CA : Solène, Clara, Titouan et Yannick et parmi les membres de l’association Arahina, Eudric, Nicolas et Alexis. Stassi d’intgre est également présente. Titouan se propose comme secrétaire de séance. Enzo est absent pour le deuxième conseil d’administration consécutif. Il sera contacté afin de connaître ses raisons. Il est remarqué que la carte de dépôt n’est toujours pas utilisable.

Ordre du jour :

1. Dates des prochains événements

2. Retours de la convention

3. changement de vice-trésorier

4. Trouver une nouvelle armoire

5. réorganisation/dépoussiérage des discord et mise en place d’un système pour améliorations pratiques

6. assigner les tâches

7. Organisation d’une AGE

8. Dates des prochains événements

Les prochains événements sont résumés ci-dessous :

LPJ :

25/04 : La date à été validée par EvE est le LPJ aura lieu. 02/05 : Il faut se charger de réserver la date auprès de EvE 09/05 : Il faut se charger de réserver la date auprès de EvE 16/05 : Il faut se charger de réserver la date auprès de EvE 23/05 : Il faut se charger de réserver la date auprès de EvE 30/05 : Il faut se charger de réserver la date auprès de EvE

DJR :

30/04 : La date à été refusée par EvE 08/05 : C’est un jour férié, il faut demander à EvE si il est possible d’organiser le DJR malgré tout. 15/05 ou 22/05 : date à choisir selon la tenue d’un DJR le 08/05 29/05 : De même, date à confirmer selon la tenue d’un DJR le 08/05

Il est mentionné la possibilité d’organiser une table ronde sur le thème du racisme dans le jeu de rôle mais il faudrait pour cela contacter des personnes compétentes sur le thème.

2. Retours sur la convention

Marius, responsable de la convention n’ayant pas pu être présent, il à laissé le message que les membres présents lisent :

Compte rendu de la convention vue par Marius (Superviseur)

En amont

La convention avait été fortement préparée il y'a deux ans, par beaucoup de membres de l'association fortement motivé.es

Lorsqu'il a fallu en reprendre l'organisation fin 2021, nous avons du faire face à une démotivation générale qui a un peu plombé l'ambiance. Heureusement, quelques personnes présentes depuis longtemps dans l'association ont insufflé.es le souffle qui manquait pour qu'elle se tienne.

La réunion post-AG a été un énorme succés grâce à toutes les assos partenaires qui se sont manifestées. Si seul le GRAAL avait été présent à ce moment là il aurait surement fallu annuler une fois de plus.

Les ateliers décoration

Peu de membres se sont investi.es au premier atelier, nous étions 5 dont 1 personne d'Integre, un membre du GRAAL qui n'avait pas encore adhéré et trois membres adhérent.es. Il a surtout servi à décider de ce qui serait fait sur le deuxieme et à recommencer les décos gardées.

Le deuxieme atelier lui fut bien plus productif, bien que les initiatives aient été portées par un petit noyau dur de membres.

Si des ateliers sont réorganisés, il faudra prendre beaucoup plus d'initiatives de la part de tout le monde, car il est trés fatiguant d'ordonner de tout les cotés.

La préparation générale sur discord

Le lien du discord de la convention a souvent été confondu avec celui du discord confiné, il aurait été plus simple d'avoir un article dédié pour la préparation de la convention. Ça aurait permis de garder une trace autre que dans l'encart "Annonces" dont le contenu est éphémère.

Il y'a eu un gros manque d'investissement de la part des membres du GRAAL a l'exception d'un petit noyau dur, alors que beaucoup de monde était venu sur le discord.

Pour la prochaine convention, les chef.fes de pôles devront prendre plus d'initiatives et faire plus d'appel à bénévole.

Enfin, la préparation budgétaire était insuffisante, car le pôle trésorerie était délégué au CA qui n'avait pas le temps ni les compétences pour créer les budgets. Pour la prochaine convention, il faut que les budgets soient donnés bien plus en avance et que des objectifs clairs soient fixés (Nous avons pu voir que le budget alloué était inssufisant sans subvention).

Les deux jours de convention

Le plus gros point négatif concerne l'investissement des membres du GRAAL hors d'un noyau dur limité qui avait déjà beaucoup travaillé. Sans l'aide des Arpenteurs, de Integre et de ANI jamais nous n'aurions pu finir l'installation à temps, ce qui n'a meme pas été le cas.

nous avons fais plusieurs erreurs comme:

• ne pas afficher un planning global
• installer le coin cosy dans l'annexe (trés empruntée)
• installer les jeux devant la scène (ce qui a été vite remarqué et modifié)
• ne pas avoir de panneau pour la buvette (remedié par les arpenteurs)

Heureusement, toutes les personnes présentes se sont amusées, surtout sur la chasse au trésor. Pour la chasse au trésor, les feuilles ont été imprimées dant l'urgence et contenait des erreurs (énigmes manquantes, en trop, inadaptées), il est important que tout les fichiers soient vérifiés et coordonnées et que TOUT LE MONDE puisse les modifier (utilisation du drive et de formats ouverts et des frama-outils).

La buvette n'a pas suffi a rembourser les dépenses et nous avons du jeter énormément de nourriture. Il faut mieux prévoir les doses et surtout que plus de personnes se motivent pour la préparation (faire des salades jusqu'a 1h du mat, c'est long).

L'investissement des jongleurs de feu a valu le coup et a permis d'avoir un magnifique spectacle malgré des conditions trés défavorables.

Les cartonnades annulées ont été un coup dur, mais Force Et Carton aimeraient reparticiper,n'hésitez pas à les débaucher.

Titouan et Clara F ont géré la.nocturne en tant que.membre du CA, il n'y a eu aucun évenement regrettable. Sauf l'arrivée au matin où il a fallu tout réinstaller car tout était resté dant le meme état que le soir, pour cela nous étions 3 dont Stassi (toujours présente).

Pour.les lots

Il est important que les lots soient finis avant d'etre amenés, nous avons eu des soucis de distribution.et de répartition, heureusement réglés.

La fin de la convention et le ménage

C'est le gros point noir qui est toujours reflété qui revient encore une fois: L'investissement de notre association.

Nous avons été aidé sur des petites taches (rangement de.tables, de chaises) mais le gros du ménage a été fait par moins de 8 personnes motivées et nous avons fini vers 00h30, soit 1h.trop tard.

De plus,Stassi a assurée une énorme partie du ménage pour un événement où son association était partenaire et où elle avait déjà énormément donné. Il est donc trés important que les membres de notre association se rendent compte qu'il ne suffit pas de venir, il faut participer et surtout prendre.des initiatives.

J'ai personnellement assez mal pris que la serpilliere finale soit faite par Stassi alors que Clara F était présente en tant que membre du CA pour l'événement porté par le GRAAL. De meme, le.lendemain le petit salon a du etre renettoyé par Lucie de EVE alors qu'on m'avait assuré qu'il l'avait été le dimanche soir.

De meme, laisser une caisse a plus de 1000€ dans l'armoire le dimanche soir n'est pas la meilleure idée, cela avait déjà été dit plusieurs fois et il était possible de la ramener.

Conclusion

La convention a été un succés auprés du public, mais une énorme fatigue interne. Si de prochains événements sont organisés, il faudra trouver beaucoup de gens motivés dans l'association, car.le.noyau est épuisé.

Pour.la.prochaine convention, une implication forte est demandée et nous espérons qu'elle sera portée par de nouvelles personnes motivées.

Globalement la convention semble avoir été une réussite du point de vue des participants pour qui l’ambiance était très bonne malgré le peu de participants apparents dus au succès du JDR. La Nuit à également été l’occasion d’une cohésion forte entre les différentes assos présentes. La chasse au trésor à quant à elle été une grosse réussite qui a fait rester des gens. Et on remercie ANI Grenoble pour avoir fait venir beaucoup de gens et avoir mis une bonne ambiance avec ses événements très réussis. Tout comme l’ont été le TrollBall et le spectacle de feu qui a beaucoup plu malgré le froid.

La démotivation en amont évoquée par Marius était semble-t-il une anticipation du manque d’investissement observé lors de la convention. L’installation quant à elle semble avoir pâti plus du manque d’instructions que du manque de bénévoles grâce à l’aide des Arpenteurs d’Agartha.

Au niveau de la communication, suite au désistement compréhensible du chef de pôle la tâche a été reprise par des membres des autres pôles. Plus de 50 affiches ont été disposées à l’intérieur de bâtiments du campus en plus des affichages extérieurs pendant les dernières semaines. Pour des campagnes d’affichages futures on peut écouler 100 à 150 affiches sur l’ensemble des panneaux de la ville à condition d’être suffisamment de bénévoles. L’oubli des horaires sur l’affiche à malheureusement joué des tours à certaines personnes qui se sont présentées le samedi matin et ont raté la convention à cause de ça. Le planning aurait également dû être affiché dans l’entrée et sur discord. Il est également déplorable que que la convention n’ai pas été annoncée dans le salon #annonces du discord du GRAAL. Le message de conclusion manquait également de force. Le CA compte prendre le temps de rédiger un meilleur message de remerciement. dans la semaine, le premier ayant été rédigé sous la fatigue avec la volonté de remercier tout le monde. La communication entre les pôles aurait également dû être améliorée afin d’éviter de surcharger des bénévoles. Les appels à bénévoles ont été jugés suffisamment nombreux par certains, le manque de motivation des membres ayant été pointé du doigt. Pour d’autres, ils étaient surtout trop épars et donc trop peu nombreux pour chaque pôle malgré un nombre important de sollicitations pour les membres de l’association. On gagnerait à les regrouper à l’avenir. Il aurait également fallu les relayer sur le site et la page facebook.

Le concours de costumes a pâti d’un manque de communication à propos des horaires et des lots et il y a eu des difficultés pour trouver des participants. Cela aurait pu être évité en procédant à des inscriptions comme pour la murder et les tables de JDR, inscriptions qui ont bien fonctionnées.

Les jeux de sociétés auraient gagné à disposer de plus de tables. Des personnes se sont retrouvées dans l’incapacité de jouer le samedi. A l’inverse, avec le beau temps le dimanche des gens se sont trouvés à manquer de joueurs.

Le coin Cozy aurait dû être installé dans la mezzanine pour laisser la place à des tables de jeu. Installer le coin Cozy devant la porte n’était pas terrible d’ailleurs.

La question a été abordée du nombre de tables de JDR proposées, certaines ayant dû être annulées ou se tenir en comité très restreint. La plupart des tables semblent s'être très bien déroulées et il a été mis en avant l’offre record avec 12 tables proposées parmi lesquelles 2 ont dû être annulées. La gestion du JDR à été bonne.

La nocturne à très bien marché avec beaucoup de gens qui y ont participé. Par contre elle a posé un problème de fatigue pour les bénévoles. Clara a dû appeler Marius en urgence le dimanche matin parce qu’elle tombait de fatigue. Il aurait fallu remplacer les membres en charge de la nocturne dès le matin.

Concernant la buvette, elle est en fait bénéficiaire mais la convention présente bien un net déficit. Les prix ont été jugés trop bas par certains membres de l’assistance relativement à ce qui se fait habituellement lors d’événements sur le campus. Pour d’autres, le problème vient surtout de la gestion des quantités. Il faudrait tenir le compte des quantités écoulées au fil des événements afin de ne pas devoir tout repenser à chaque fois. Il faudrait par exemple limiter les quantités de salades et favoriser les croques monsieurs, plus rentables et plus appréciés. Il aurait également fallu plus de bénévoles pour se relayer à la buvette qui était très dure à tenir dans le froid le samedi.

Des décisions auraient dû être prises en amont pour ne pas avoir à prendre de décisions compliquées dans l’urgence et gagner du temps à des moments critiques comme lors du nettoyage. Par exemple, la question de ce que doit advenir des restes.

Le nettoyage s’est fait dans des circonstances reconnues par l’ensemble de l’assemblée comme déplorables voir révoltantes.

Il aurait également fallu connaître l’emplacement de la trousse de secours de EvE et disposer d’une trousse pendant l’événement.

Concernant la caisse, il semblerait qu’elle n’ait été rangée dans l’armoire que pendant le déroulement de la convention lors de la nocturne afin d’éviter de la placer sous clé et de ne pas la laisser dans le local bénévole où il y avait du passage. L’armoire n’est cependant pas un lieu sûr, elle à déjà été volée plusieurs fois. L’idéal aurait été de ramener la caisse avec de la monnaie seulement, voire même d’utiliser l’argent en excès dedans pour avancer les frais avant la convention. Le fait que des membres aient eu à avancer des frais est un problème. Le pôle trésorerie de la convention identifié à celui du CA à fait les frais d’erreurs de communications sur les tâches qu’il représentait (qui ont donc été reprises par Marius) ainsi que d’un manque de formation. Pour cela, il est suggéré de se renseigner auprès de la pep qui est en mesure de dispenser des formations pour les associations. Ces défauts ont également posé problèmes au pôle buvette qui ne savait pas de quelles ressources disposait la convention. Il reste à payer Argument massue et les contrées du jeu avant la fin du mois et l’imprimerie Notre Dame avant le 22/04 par chèque. Il faut également rembourser Marius et Eudric qui ont avancé des frais. Il est décidé de ne pas utiliser le compte du GRAAL actuellement presque vide (60€ ayant été prélevés par LCL pour une raison inconnue) tant que les bénéfices de la buvette n’y auront pas étés déposés. Pour payer l’imprimeur, Yannick propose de faire le chèque lui-même et d’être remboursé en liquide ou une fois que les espèces de la convention ont été déposées sur le compte. Stassi remercie le GRAAL pour avoir invité InteGre à la convention.

3. Changement de vice-trésorier

Pour pallier à l’absence du vice trésorier, il est décidé que Clara reprenne ses responsabilités jusqu'à son retour. Elle prévient cependant ne pas être formée à la trésorerie. Alexis propose son aide pour la former une fois les ressources de la pep exploitées.

4. Trouver une nouvelle armoire

Cela fait depuis l’AG en janvier que le fait d’investir dans une nouvelle armoire est évoquée. A cause des remboursements de la convention à terminer, il est décidé de se repencher sur la question plus tard.

5. réorganisation/dépoussiérage des discord et mise en place d’un système pour améliorations pratiques

Il avait été signalé que le serveur discord n’était pas facile à prendre en main pour les nouveaux venus et qu’il serait bienvenu de modifier le discord, en particulier le message de bienvenue. L’idée de créer un espace d’hommage à Pierre-Yves qui pourrait être alimenté par ceux qui l’ont connu est également proposée. Il est finalement décidé qu’un membre du CA se charge des modifications à faire sur le discord, celles suggérées lors du CA et celles qui seraient validées par au moins deux membres du CA dans un salon #suggestions-améliorations.

6. Assigner les tâches

Il est décidé de reporter cette partie à la réunion hebdomadaire du CA jeudi, une fois le compte rendu rédigé et les tâches listées proprement.

7. Organisation d’une AGE

En l’absence de Enzo, le CA est réduit à quatres membres. C’est trop peu pour gérer l’asso et il est reconnu par les membres du CA comme indispensable d’élire de nouveaux membres. La fin de l’année universitaire arrivant à grand pas et le quorum nécessaire à la tenue d’une AGE ayant été atteint avec difficulté en janvier, la possibilité d’organiser une AGE avant la rentrée est écartée. Il est décidé d’organiser l’AGE le plus tôt possible à la rentrée en septembre/octobre (selon les disponibilités de EvE) à la place. Pour que cela permette effectivement de faire venir plus de personnes au CA il est reconnu que la communication pour le GRAAL et pour l’AG sera primordiale. En plus des campagnes d’affichage, il est envisagé de participer aux forums des associations du Campus et de Grenoble pour lesquels il faudra des bénévoles prêts à tenir des stands.