Bonjour tout le monde, voici le compte rendu de notre conseil d'administration de Février !
Compte rendu du conseil d’administration du graal du 23/02/2022
Membres Présents : Titouan Mazier, Solène Lefebvre, Yannick Faccioli, Clara Fau. Membre Absent : Enzo Gerolimon Notons aussi la démission de Jean-Pierre Ona.
Le conseil d’administration du Mercredi 23 Février a commencé par un tour de table des membres présents pour savoir comment ils vont indépendamment de la situation depuis 18 jours. Solène, Titouan et Clara vont relativement bien. Yannick pour sa part ne va pas bien.
Nous avons ensuite abordé réellement l’ordre du jour suivant : 1) Hébergement du Serveur/ Site. OVHCloud augmente ses frais, que décide-t-on ? 2) Japan alpes festival. 3) Repenser l’utilisation du Discord. Utiliser un gestionnaire de mots de passe plutôt que le trousseau. Idée pour le CA. 4) Les Anciens. 5) La charte. 6) Relève du Courrier 7) Un Brin D’évasion 8) Convention 9) Tâches 10) Autres
1) Hébergement du Serveur/ Site. OVHCloud augmente ses frais, que décide-t-on ? OVH augmentant ses frais nous devions décider si nous renouvelions le nom de domaine du site ou non. Le tarif passant de 5€ par ans à 8€ par ans il a été décidé de renouveler le nom de domaine.
2) Japan Alpes Festival. Nous avons été contactés par ANI Grenoble courant janvier pour savoir si nous serions intéressés pour participer à la nouvelle édition du festival, qui se tiendra le 17 et 18 septembre 2022. Nous avions participé à la précédente et première édition les 18 et 19 septembre 2021. Les membres ayant participé nous ont conseillé de renouveler notre participation, et nous avons choisi de les écouter. Un mail de réponse positif devra être envoyé à ANI Grenoble dans les prochains jours.
3) Repenser l’utilisation du Discord. Utiliser un gestionnaire de mots de passe plutôt que le trousseau. Idée pour le CA. Il avait été évoqué par l’ancien membre du CA Arthur Canonne que le discord du CA n’était pas pratique d’utilisation. Il avait donc proposé d’en repenser l’utilisation. Après un mois à l’utiliser pour communiquer entre nous, l’intérêt à en repenser l’utilisation ne nous est pas évidente et nous avons décidé de le laisser en l’état. Des modifications lui seront quand même apportées mais seront évoquées dans le point suivant de ce CR. L’utilisation d’un gestionnaire de mot de passe à la place du document utilisé actuellement pour regrouper ces derniers était aussi un point soulevé par un Ancien membre du CA, Jean-Pierre Ona. À ce moment-là les Anciens avaient encore accès au document en question et cela n’était donc pas très sécurisé. Les mots de passe ont depuis été changés et celui qui permet d’accéder aux documents à uniquement été communiqué aux membres actuels du CA. Nous avons donc décidé de continuer à utiliser le document comme trousseau. Ensuite plusieurs idées ont été évoquées pour aider le CA à gérer l’association. Yannick Faccioli a proposé l’utilisation d’une « boite à idée ». Un channel lui sera dédié sur le Discord réservé au CA et un framaform anonyme sera créé pour que les personnes puissent y déposer leurs idées. Clara Fau a proposé de mettre en place une courte réunion hebdomadaire des membres du CA pour faire un tour régulier du moral du CA et de traiter de petites tâches en dehors de CA. Le format et la plateforme que prendrait celui-ci est encore à décider. Ils auraient lieu le Jeudi midi à partir de 12h45/13h.
4) Les Anciens La question du rôle des Anciens auprès du nouveau CA a été évoquée par Arthur Canonne au cours de l’incident de ses deux dernières semaines. Les anciens eux-mêmes ont demandé à ce qu’on leur définisse une place dans l’association et sur le discord du CA. Il a été décidé de leur laisser l’accès au discord dans son entièreté à l’exception d’un channel réservé uniquement aux membres actuels du CA. Il leur est tout de même demandé de ne pas être directif et agressif dans leurs messages.
5) La charte La charte doit être modifiée, reformulée. Pour cela un framapad va être créé pour que le CA puisse travailler de concert dessus. Il a aussi été décidé que l’avis des membres de l’association serait régulièrement demandé sur le sujet.
6) Relève du Courrier. Après avoir constaté des difficultés à relever le courrier de l’association le lundi à la PEP avant les LPJ, il a été décidé que des membres du CA iraient le relever de manière hebdomadaire pour le transmettre dans la foulée à Titouan Mazier, Président de l’association, si cela est possible.
7) Un Brin D’évasion Le loup garou Géant prévu en partenariat avec Un Brin d’évasion est prévu lors de la convention du 9 et 10 avril 2022. Ils nous ont aussi proposé de participer à l’élaboration d’un escape game. Nous nous voyons, dans la situation actuelle (Sortie d’une crise au sein du CA et préparation active de la convention), dans l’obligation de devoir décliner pour l’instant leur invitation. Un mail leur sera envoyé pour leur faire part de la décision du CA.
8) Organisation de la convention. Compte HelloAsso pour faciliter les transactions entre assos + faire de la pub ? L’organisation de la convention avance bien et nous n’avons pas grand chose à dire dessus. Il nous a été proposé d’ouvrir un compte HelloAsso. Après nous être un peu renseignés sur la plateforme nous avons décidé d’ouvrir un compte dessus, nous y voyons plusieurs avantages, cela pourrait permettre le paiement par carte à la buvette lors de nos gros évènements mais aussi la cotisation ponctuelle de 1€ demandée aux non membres lors des Dimanche Jeux De Rôle. Nous avons encore besoin d’informations cependant, et allons contacter Stassi d ‘Integre qui nous a proposé l’idée à la base.
9) Tâches. La liste de nos membres est à jour mais est à vérifier régulièrement, il en va de même avec la mailing-list qui, elle, est à transmettre au mail de la convention pour l’envoie de mail concernant cette dernière.
10) Autres La liste des jeux du GRAAL est à jour, et disponible pour les membres du CA. Il faut qu’ils soient capables de les expliquer. Pour cela il a été évoqué de le faire petit à petit en regardant des vidéos explicatives ou encore en utilisant la plateforme Board Game Arena pour faire des parties de test. Titouan le président ne s’est pas encore présenté aux Associations Amies. Il ne sait pas comment s’y prendre et il a été décidé d’attendre la convention, car elles seront là, pour se présenter. Le fichier Annales du Graal est non complet depuis 2021 et est à compléter. Les anciennes données avant l’année 2020-2021 ont été supprimées. Les données restantes resteront deux ans avant d’être supprimées à leur tour, c’est-à-dire qu’à la prochaine AG les donnée des membres présents en 2020-2021 seront supprimées à leur tour et pour les données relatives à cette année ce sera la fois suivante, etc. La liste des membres se fera à la rentrée scolaire sur une nouvelle feuille excel dans le fichier « Membres Graal » et non à la suite de la liste précédente. Un message sera rédigé et envoyé aux membres entre la rentrée et la date de l’AG pour les prévenir de ce fait. La protection des données est encadrée par la RGPD. Nous allons mettre sur le site un article relatif à cela. Une mention sera aussi rajouteée en bas des feuilles d’adhésion qui verront aussi l’ajout d’une case pour le nom d’usage de l’adhérent (le nom présent sur les documents d’identité étant nécessaire au niveau légal).
Un certain nombre de votes concernant la trésorerie ont dû être reportés car les changements à la banque n’avaient pas encore été faits. Ils seront traités dans la réunion suivant la récupération du chéquier. ( Edit : Ils ont été traités au moment où ce CR est posté) Le discord confiné a un nom et des logos « covid ». Il a été décidé de les changer pour remettre le logo classique et un nom circonstanciel. Comme c’est l’une des dernières participations d’un membre de l’association qui fut un pilier pour elle, nous avons décidé pour ne pas perdre sa mémoire qu’un salon commémoratif passif serait ouvert sur le discord pour ne pas l’oublier. Les anciens le connaissaient plus que le CA actuel et, s’ils le veulent bien, il leur sera demandé de se charger de regrouper ce qu’il y a à mettre dans ce salon et de rédiger un texte en accord.