Bonjour tout le monde, voici le compte rendu de notre conseil d'administration de Juin !

On a discuté de l'année, de nos divers évènements et de l'utilisation des outils numériques (discord, charte graphique ...)

Conseil d'administration du 20 juin 2021

Solène et Marius sont secrétaires de séances. Solène, Alexis, Calliopé, Johann, Marie, Jean-Pierre, Clara, Marius, Pierre sont présents.

Jean-Pierre a amené des cookies vegans, le CA commence.

Compte rendu des Lundis Petits Jeux (LPJ) virtuels

Les LPJ virtuels fonctionnent bien. Il faut cependant définir une heure de départ plus tardive, car il y'a des problèmes pour savoir quand l'évènement commence. L'heure de début est fixée à 19-19h30. Pour appeler les gens à jouer, il faut mieux utiliser le role @here plutôt que le @everyone. On pense à mettre en place un bot qui avertit automatiquement.

Marius se demande si il faut créer un compte GRAAL premium sur BoardGamesArena pour avoir accés à tout les jeux. Ce n'est pas pertinent, car tout les lundis il y'a au moins une personne qui en a un.

Pour le passage au LPJ réels, il faudra mettre en place un rôle en plus pour la gestion des clés de l'armoire.

Il y'a des gens extérieurs à l'association qui viennent, ce qui est bien, on attire encore !

Pour les prochains LPJ, il faut penser à annoncer aussi bien sur notre discord que sur celui de SEVE (sur le salon #terrasse). Les LPJ physiques doivent être annoncés un jour avant, les virtuels le jour même suffit.

Est ce que les LPJ virtuels continuent cet été ? Oui, on ne va pas fermer le discord.

Compte rendu des Dimanches One Shot (DOS)

On a eu plein de nouveaux à chaque DOS, mais très peu d'entre eux reviennent, il faut fidéliser. On pensait que la COVID ferait barrage aux gens qui veulent venir. Ça a été le cas au début, puis finalement ça a attiré du monde qui cherchait une activité. Grâce à l'application Campus UGA, on a eu des nouveaux qui n'avaient jamais entendu parler de nous sinon.

À propos du formulaire d'inscription:

• +: On sait le nombre de personnes venants.
• -: C'est long à remplir et ça décourage certaines personnes.

On pense à le mettre en place en non obligatoire et laisser les gens arriver comme ils veulent. Ça nous donne un petit aperçu des inscrits et ça n'oblige à rien.

Sur le discord, le salon #annonces-jdr est régulièrement floodé, il faut qu'on annonce clairement qu'il ne sert que aux présentations de table (qui peuvent avoir des réactions en emoji) et que tout autre message sera supprimé.

Le conseil pense à modifier le réglement intérieur pour ajouter des clauses sur la gestion des phobies, des discriminations et des comportements inadéquat. La réflexion est en cours dessus mais par exemple, il contiendra:

• Pour tout problème, il faut en parler d'abord au MJ puis aux responsables de l'association
• Encourager les MJ et PJ à s'écouter et à faire attention aux besoins de chacun.
• Pour ce que les PJ craignent, le MJ pourrait faire passer une feuille où chaque personne liste ce qu'elle ne veut pas jouer.

Nous pensons organiser un évènement pour en discuter avec toutes les personnes intéressées par ces questions après la rentrée universitaire.

Septimanus Sortem (Le festival de EVE)

Le festival s'est plutôt mal déroulé pour nous (pas d'informations sur les autres évènements), la cause certaine est le report tardif. La communication de EVE et la nôtre n'était pas mauvaise, mais on peut faire mieux. Notre évènement n'a pas eu de succés, il y'a eu une seule table sur les trois annoncées et un nouveau.

Bilan de l'année

On a eu des retours des autres associations, le GRAAL est la seule à avoir continué à proposer beaucoup d'évènements de JDR. Notre président (Pierre) ajoute que on est les meilleurs.

Cette année nous n'avons pas beaucoup fidélisé de nouvelles personnes. On pense que c'est à cause des LPJ qui n'ont pas eu lieu et ont donc empéché les rencontres. Il faudra penser lors de chaque DOS à annoncer le prochain pour permettre à tout le monde de le noter et revenir.

Pour nos évènements, il faudra faire une réunion avec EVE pour discuter des prochains et de leurs mise en place.

Achat de jeux

En ce moment il y'a des réductions Asmodée, mais elles ne sont pas très pertinentes car on a déjà certains jeux. En plus en ce moment on ne les sort pas, donc racheter n'est pas non plus pertinent. Il faudrait faire une liste des jeux qui marchent bien sur BGA pour peut être les acheter. Marius fait remarquer que EVE propose de nous prêter ses jeux, ça peut permettre d'éviter les achats en double.

Dans tout les cas il faudra attendre les prochains LPJ réels.

On oublie pas qu'on va aussi devoir récupérer les jeux de Pierre-Yves, il faudra donc mettre à jour l'inventaire pour les intégrer.

Convention 2021-22

Plusieurs membres du CA sont motivés pour la faire, on pense donc à récupérer ce qui a déjà été fait pour la remettre en place. Avant tout ça, il faudra faire plusieurs évènements, comme Halloween et Campus En Fête.

LPJ au Parc Paul Mistral

Les jeux que l'association emmène, même si c'est par un membre du CA, sont sous la responsabilité de l'association. Ainsi si un jeu est détruit l'association en assume le coût. On peut du coup proposer de prêter des jeux de la ludothèque pour les membres. Ça avait déjà été fait mais sans succés au début de l'épidémie.

Aux LPJ de PPM, il faudra obligatoirement un membre du CA pour amener et ramener les jeux de l'association.

Clara Fau propose d'utiliser le garage de sa mère, proche du parc, pour stocker les jeux de l'association. Sa mère a dit qu'elle était d'accord, Eudric propose aussi sa cave, il va falloir décider où tout mettre.

On va éviter d'emmener les jeux chers au parc, pour les protéger.

Points en plus

Spam Discord

Jean-Pierre soulève que des membres se sont plein du spam avec les @everyone sur discord, un role @CA a été mis en place pour pouvoir nous appeler directement.

Il faut refaire le message de bienvenue pour rappeler ce qu'est l'association et les règles d'usage du discord. Dans le même canal, il faudra expliciter le rôle de chacun des canaux auxilliaires.

Point trésorerie

Alexis propose de débloquer un budget pour refaire des cartes de visite qui répertorie le nouveau site et le discord. Il faut aussi refaire les cartes d'adhérents. Alexis nous assure que la trésorerie se porte assez bien pour le faire.

Site web

Il faut mettre en place une charte graphique qui couvre le nouveau site, le discord, le facebook, les cartes ainsi que les affiches pour les évènements. Pour ça il faut qu'on récupére tout nos documents de communications et que on les mettent en commun pour en extraire les éléments importants.

Clara Fau propose d'utiliser Canva qui permet de faire ça sur tout les systèmes et simplement.

Jean-Pierre se charge de demander à Marlène les documents originaux modifiables ainsi que si elle peut nous faire une charte graphique pour pas trop cher.

Il nous faut faire aussi une affiche modèle pour facilement en faire de nouvelles, ainsi qu'un mode d'emploi pour les évènements.

Marie demande à ce qu'on change l'image Facebook des évènements car elle commence à dater.

Clotûre du CA vers 23h30, tout le monde est fatigué.