Bonjour tout le monde, voici le compte rendu de notre conseil d'administration de Décembre !

On a discuté de l'année, de ce qui va se passer pour le prochain bureau & CA ainsi que de l'AG ! Merci à toutes les personnes qui y ont assisté même si elles n'étaient pas du CA, ça nous fait chaud au cœur de voir des personnes intéressées <3

Attention: Ce compte rendu est très long, car on a eu beaucoup d'interrogations et il est difficile de retranscrire complétement une conversation, si vous avez des questions, posez les nous.

Conseil d'administration du 9 décembre 2021

Marius est secrétaire de séance. Johann, Arahina, Jean-Pierre, Clara, Marius, Pierre sont présents ainsi que Nico, Yannick, Astrig, AZURA∞YURII∞ANNA, Arthur, Thiety et d'autres dont je n'ai pas retenu les pseudos.

Ordre du jour

1. Préparation de l'Assemblée Générale.
2. Discussion des bilans du bureau ?
3. Organisation de la convention.
4. Retours sur la charte et l'atelier inclusivité.
   1. Mise en place du prochain atelier inclusivité.
5. Préparation des prochains Dimanche One-Shot (DOS) de janvier et février.
6. Discussion RGPD
7. Distribution des nouveaux rôles
8. Questions diverses

Préparation de l'Assemblée Générale et discussion pour le nouveau bureau & CA.

On rappelle que à l'assemblée générale va être élu le nouveau Conseil d'Administration qui élira le nouveau bureau lors de sa première réunion. Pour cela, plusieurs points sont à prendre en compte:

Constitution du nouveau Conseil

Le Bureau doit être entièrement étudiant, car légalement, pour être une association à gestion étudiante, le bureau doit être en majorité absolue étudiant. Hors la majorité absolue de deux, c'est deux et notre bureau est composée d'un.e président.e et d'un.e trésorier.ère.

Au niveau de la constitution du conseil, elle est libre mais il est mieux pour les démarches avec EVE et l'UGA d'avoir une majorité d'étudiant.es dedans.

Une première impression du dernier mois nous donne plusieurs personnes intéressées pour faire partie de ce prochain conseil, certaines étudiantes d'autre non. Le fait qu'il semble y avoir une relève est déjà une bonne chose, n'hésitez pas à venir nous demander des conseils et nous poser des questions avant l'AG pour vous aider à vous décider :).

Par rapport au conseil actuel, deux personnes ne se représenteront pas, trois comptent se représenter, une personne pourra si besoin et les autres ne se prononcent pas.

Il nous faut continuer à parler de ces postes aux DOS ainsi qu'aux Lundis Petits Jeux (LPJ) pour investir les gens dans l'association. On a eu une bonne affluence de nouvelles personnes ces derniers temps, mais peu d'étudiants à l'exception du dernier DOS, mais on ne sait pas si elles reviendront et s'investiront.

Pour tout cela, l'assemblée sera ré-annoncée au prochain Dimanche One-Shot ainsi que la nécessité de s'investir pour le conseil et la convention.

Une esquisse de bilan moral pour l'assemblée Générale.

Ceci n'est pas le bilan moral qui sera présentée mais de simples idées sur ce qu'il contiendra.

Notre bilan va parler de l'année compliquée à cause de la COVID, qui a quand même était bien gérée par tout le conseil et toute l'association en général ! Il va falloir continuer à faire vivre le discord qui a beaucoup attiré (126 personnes inscrites quand même !) et proposer des évènements en présentiel. On nous fait la remarque que les évènements Facebook sont un truc de vieux, malgré tout ils permettent de toucher un certain public, donc on va les garder encore.

Récapitulatif de nos évènements de l'année (semi chronologiquement):

• Les One-Shot & LPJ habituels
• Participation au Japan Alpes Festival organisé par ANI Grenoble
• Évènement Halloween, avec ANI Grenoble
• Évènement Inclusivité sur le sexisme et les questions LGBTQIA+
• Création de la charte pour les One Shots.
• Un futur évènement Loup Garou Géant avec l'association Un Brin d'Évasion, en pause pour le moment
• Le futur atelier inclusivité sur les questions de handicap (Une section en parle plus)

On peut retenir de nos évènements qu'il faut garder le contact avec ANI Grenoble, être plus organisés ainsi qu'être plus réactifs pour sortir les comptes rendus de nos actions.

Le prochain conseil devra mieux appliquer les rôles tournants et particulièrement penser à la gestion des ouvertures et fermetures des évènements qui a causé beaucoup de souci cette année. Il faut aussi vraiment faire les sélections de jeux pour les lundis, car la ludothèque grossit et devient lourde à porter. Il est évoqué de demander à EVE si on pourrait disposer d'une nouvelle armoire.

Enfin, un point essentiel du bilan moral doit aussi être les remerciements aux membres pour avoir organisé des soirées à coté qui ont permis de se retrouver !

À propos du fonctionnement collégial

On a changé le fonctionnement du conseil cette année en mettant en place des rôles tournants pour que tout le monde puisse s'impliquer. Ça n'a malheureusement pas aussi bien marché que on l'espérait, avec des rôles qui se sont beaucoup répétés et d'autres qui se marchaient les uns sur les autres. Un gros problème est surtout leur cadrage et leur définition. Pour remédier, il faut standardiser la procédure (à ce moment là nous devenons une start-up) et faire un sondage à chaque conseil d'administration pour que chacune et chacun choisisse un rôle.

On pourrait aussi utiliser le rôle de président pour coordonner tout cela, vu que ce n'est un boulot que ponctuel. De plus, faire un document qui explique chaque rôle en détail permettrait de résoudre les conflits de responsabilités et de savoir ce qu'on doit faire. Enfin, il ne faut pas hésiter à communiquer quand on est bloqué, ni à demander de l'aide car on est là pour s'entraider.

Le rôle qui a posé beaucoup de souci est celui des mails. Tout le monde n'est pas à l'aise pour répondre, l'organisation en dossier n'est pas bien définie et il est arrivé que d'autres personnes plus à l'aise s'en charge alors qu'elles n'y étaient pas affectées. Pour changer ça, on pourrait créer un canal dédié sur le discord du CA, où tout les mails importants sont résumés et classés (un thread chacun) pour être vite traités.

On se demande si remettre le rôle de secrétaire total est une bonne idée, cela demande beaucoup d'implication et de travail et il est plutôt décidé de le laisser scindé entre les rôles tournants.

Organisation de la convention

La réunion sur la convention n'a pas été des plus efficace, mais on a quand même des idées qui ont émergées. Tout d'abord, on a un contact, docteure en cinéma et chercheuse sur le JDR, qui voudrait animer une conférence, il faut qu'on pense à elle ! De plus, l'association Un Brin D'évasion est aussi intéressée pour participer et organiser un Loup Garou Géant. Enfin, ANI Grenoble est aussi motivée pour participer et nous permettre d'avoir une diffusion et un blind-test !

Une nouvelle personne s'est proposée comme responsable du pôle petit jeu et quelques responsabilités sont d'ores et déjà données. Il y'aura une nouvelle réunion le 17 janvier 2022 pour parfaire l'organisation. Elle sera annoncée juste après l'Assemblée Générale pour que toute l'association soit au courant, ainsi qu'au prochain dimanche one shot.

Enfin, le futur Conseil devra reparler de la convention et on va essayer de récupérer une trace écrite des demandes à EVE pour permettre d'avoir de bonnes bases.

À propos de l'évènement inclusivité

Un compte rendu va prochainement voir le jour, pour cela il faut qu'on arrive à récupérer les notes et que quelqu'un se penche dessus pour les mettre en forme.

Déjà, un premier retour est que les milieux transgenres et de jeu de rôles ne font pas beaucoup de transfert, la mise en place de la charte va peut être aider cela.

Sur le futur atelier

Nous avons attribué qui structurera la parole et qui animera l'atelier. Il aura lieu le samedi 29 janvier 2021, la demande va être faite sur alvéole au plus tôt. Cette date est choisie pour satisfaire les gens qui animent l'atelier et car le samedi semble le jour le plus accessible.

La question du nom de l'atelier est posée car le dernier a été choisi dans la précipitation. Un membre de l'association, aussi membre d'un syndicat d'handicitoyens nous informe sur les différents handicaps existants (Physiques / Sensoriels / Psychiques / Intellectuels / Polyhandicaps) et nous conseille donc de mettre en description lesquels sont visés par l'atelier. Il connait des personnes intéressées pour participer (et peut être animer, mais c'est à discuter) qui pourraient nous poser des questions en amont pour nous aider. Une autre personne du CA va se pencher sur le sujet et la personne en charge de l'animation se base sur l'ancien atelier pour déblayer le sujet en décembre.

Première utilisation ce dimanche

La charte a été utilisée lors du dernier Dimanche One Shot ainsi que des cartes X faites maison car personne n'avait pensé à imprimer les vraies. On a eu un membre qui en avait des plutôt sympathiques, il faut penser à lui demander le PDF ainsi que celui des cartes DVD si il les a.

Un premier retour sur une utilisation montre que ça permet d'avoir un garde fou très bienvenu !

Pour l'impression des cartes, plusieurs personnes se proposent de les imprimer, mais ça ne pourra pas être fait avant le prochain DOS.

On rappelle que la charte est là comme base pour bien jouer toutes et tous ensembles, il ne faut pas hésiter à y ajouter vos propres outils, comme les cartes avec nuances de couleurs par exemple.

Organisation des prochains DOS

On a eu le problème du manque de MJ, ce serait bien de penser à faire des demandes sur le discord des gens qui pensent venir meujeuter.

Les DOS vont être renommés Dimanche Jeu De Rôle, qui sera plus clair et limpide. Ainsi tout le monde saura ce qu'on fait, et on précisera en description que ce sont des sessions courtes (appelées One Shot).

Les prochaines dates de janvier sont déjà fixées, les demandes vont être faites pour les 6 & 13 février, ainsi qu'une demande pour le 20 (début des vacances).

Discussion RGPD

Notre association brassant des données personnelles (la liste des adhérent.es chaque année surtout), il faut que l'on se conforme au RGPD. Pour cela, le bulletin d'adhésion a été mis à jour avec un encart sur la gestion des données personnelles et une page spécifique va être faite sur le site. De plus les données existantes vont être nettoyées et anonymisées pour éviter les mauvaises utilisations.

Notre support de stockage étant google drive, cela pose problème par rapport aux CGU de Google. Il est proposé de changer pour passer à un nextcloud hébergé en France, ce sera le boulot du prochain CA qui aura plus de temps pour faire une migration complète si elle est envisagée. Un des membres du CA actuel se propose de le faire dans le prochain si il n'y a personne d'à l'aise avec l'outil informatique.

Une page de pré-inscription sur le site va être ajouté pour pallier aux oublis de feuille, elle ne permettra pas le paiement en ligne par souci de simplicité.

Enfin, il faut continuer à améliorer le site et faire la demande à EVE pour arrêter d'utiliser notre compte twitter.

Distribution des rôles

Cette fois on les a bien tous distribués, deux personnes sont chargées du site pour mettre les nouveaux articles et se charger des données personnelles.

Questions diverses

Pour les nouveaux.elles membres qui ont assisté.es, on a réexpliqué ce qu'était l'AG et ses différentes phases (bilan moral, financier, votes, présentation des listes, vote des listes, première vraie réunion du CA et election du bureau).

La question du militantisme dans l'association est soulevée, car la mise en place de la charte peut être considérée comme. Pour le conseil actuel, ce n'est pas du militantisme mais un simple rappel de la loi et des valeurs du GRAAL (promouvoir l'imaginaire pour tout le monde). Vu que c'est un sujet à débattre au niveau de l'association et pas seulement du bureau, il sera proposée à l'AG un vote sur la direction que doit prendre l'association:

• Devenir une association militante (avec toute la pression que cela impliquera)
• Rester une association se voulant inclusive et continuer à organiser des évènements et actions allant dans ce sens, sans se réclamer militante.
• Ne rien changer du tout à ce qu'est l'association et supprimer la charte pour se concentrer purement sur l'imaginaire et les jeux.

La question étant compliquée, tout ceci sera proposée avec un vote sur les valeurs du GRAAL qui doivent entrer dans les statuts et être défendues. Cela permettra à tout les membres de se sentir propriétaires de la direction de l'association.

Ceci n'avait pas été fait pour la charte car elle a été faite dans l'urgence, c'est pourquoi nous vous incitons à nous faire vos retours et à les faire au futur conseil. Au niveau du discord du CA, un canal spécial va être créé pour discuter des valeurs auxquelles nous pensons déjà.

Finalement, un membre nous demande si pour se lancer en MJ il faut mieux essayer à la convention ou bien aux DJDR (nouveaux DOS: Dimanche Jeu De Rôle). La réponse est bien sûr qu'il faut mieux essayer en DJDR et avec 3 PJ pour être à l'aise !