Compte-rendu de l'Assemblée Générale 2021

PV Assemblée Générale Année 2021 (15 janvier 2022)

  • Appel
  • Bilan moral
    • Question bilan moral
    • Vote bilan moral
  • Bilan financier
    • Question bilan financier
    • Vote bilan financier
  • Exposition de l’ordre du jour
  • Changement de statuts
  • Orientation
  • Valeurs

Appel

Nombre de personnes présentes : 23 Nombre de Procuration : 4

Bilan moral

Point négatif

Cette année a été une période difficile pour l’association pour plusieurs raisons. L’épidémie de Covid-19 continue et rend la gestion des événements plus compliquée qu’à l’ordinaire. De plus, le bâtiment de Eve a connu un changement de direction à la rentrée universitaire, passant de l’organisme SEVE à InterAsso Grenoble Alpes, nous laissant peu réactifs par manque d’information sur le déroulé des évènements réguliers du GRAAL. Et enfin en dernier point vraiment négatif nous avons eu courant décembre la démission de l’entièreté du Bureau , c’est-à-dire de notre Président et de notre Trésorier. Pierre, l’ancien président est remplacé par Clara Fau et Alexis, qui était le trésorier à laisser place à Johann. Des problèmes de communication, des incompréhensions et d'autres raisons personnelles ont mené à leur démission du bureau. Nous les remercions pour leur engagement depuis qu’ils sont arrivés dans l’association et dans ce mandat qui s’est avéré très complexe à effectuer et tenons à nous excuser auprès d’eux qu’il se soit terminé ainsi.

Adhérents

Côté adhérents nous avons eu beaucoup de personnes qui sont venues pour un ou deux évènements sans pour autant adhérer. Nous notons quand même que nous avons eu une trentaine d’adhésions au moment d’écrire ce bilan moral.

Évènements

L’association a quand même pu faire de nombreux événements. Avant septembre, des Lundi Petit Jeux, LPJ, ont été organisés chaque semaine sur Board Game Arena, une plateforme proposant de nombreux jeux de société dans leur version numérique. Pour le mois de la rentrée, nous avons participé au festival organisé par Ani Grenoble, le Japan Alpes Festival qui a eu lieu les 18 et 19 septembre 2021. Lors de la dernière semaine du mois, nous avons pu reprendre nos LPJ et Dimanche Jeux de Rôles, anciennement Dimanche One-Shot, de manière régulière et en présentiel. Le 27 octobre nous vous avons proposé notre premier gros événement de l’année, une soirée sur le thème d’Halloween, à laquelle Ani Grenoble a participé. Fin novembre nous avons mis en place une charte de respect et de bonne conduite pour nos Dimanche JDR. Le lundi 22 novembre a eu lieu un atelier d’inclusivité autour de la question LGBTQIA+ et du sexisme dans le jeu de rôle dans le cadre de l’annonce de la charte. Dans le futur nous avons en plus des évènements habituels prévus plusieurs évènements, le 29 janvier un nouvel atelier inclusivité, cette fois autour des questions du handicap. Un Loup garou géant organisé en partenariat avec un Brin d’Évasion sans date fixée à ce jour.

Les associations amies

On retient plusieurs choses de l’année écoulée. Une bonne chose à faire est de rester en contact avec ANI Grenoble avec qui nous avons pu maintenir un bon contact pour nos évènements. La participation au JAF nous a aussi permis de rencontrer un représentant de la fédération français du Jeu de Rôle, ainsi que l’association de théorie rolistique Donjons & Labo, avec qui il faudra renouer le contact.

Fonctionnement du CA

On a changé le fonctionnement du conseil cette année en mettant en place des rôles tournants pour que tout le monde puisse s'impliquer. Ça n'a malheureusement pas aussi bien marché qu’on l'espérait, avec des rôles qui se sont beaucoup répétés et d'autres qui se marchaient les uns sur les autres. Un gros problème est surtout leur cadrage et leur définition. Pour remédier, il faut standardiser la procédure et faire un sondage à chaque conseil d'administration pour que chacune et chacun choisisse un rôle.

Le prochain conseil devra mieux appliquer les rôles tournants et particulièrement penser à la gestion des ouvertures et fermetures des évènements qui a causé beaucoup de souci cette année. Il faut aussi vraiment faire les sélections de jeux pour les lundis, car la ludothèque grossit et devient lourde à porter. Il est évoqué de demander à EVE si on pourrait disposer d'une nouvelle armoire.

On pourrait aussi utiliser le rôle de président pour coordonner tout cela, vu que ce n'est un boulot que ponctuel. De plus, faire un document qui explique chaque rôle en détail permettrait de résoudre les conflits de responsabilités et de savoir ce qu'on doit faire. Enfin, il ne faut pas hésiter à communiquer quand on est bloqué ni à demander de l'aide, car on est là pour s'entraider. Le rôle qui a posé beaucoup de souci est celui des mails. Tout le monde n’est pas à l’aise pour répondre, l’organisation en dossier n’est pas bien définie et il est arrivé que d’autres personnes plus à l’aise s’en chargent alors qu’elles n’y étaient pas affectées. Pour changer ça, on pourrait créer un canal dédié sur le discord du CA, où tous les mails importants sont résumés et classés (un thread chacun) pour être vite traités. Pour nos événements nous devons être plus réactifs et plus organisés, de même que pour la sortie des comptes rendus de nos actions.

Enfin nous avons parlé de remettre en place le rôle de secrétaire global, mais il a semblé mieux de le laisser en secrétaire de séance pour permettre à plusieurs personnes d’assumer ce rôle.

Remerciements

Enfin nous remercions les différents membres qui ont organisé pendant cette année, des soirées à côté pour pouvoir se retrouver malgré la situation. Nous remercions aussi tous les adhérents et adhérentes de l’association qui se sont impliqués à divers niveaux mais ont participé à nos rares évènements et nous ont apportés des conseils pour essayer de gérer le mieux possible cette année compliquée !

Membres d’honneurs et Membres actifs

Le Conseil d’administration a décidé que pour saluer sa participation à beaucoup d’évènements ainsi que son implication sur le discord et pour les conseils qu’il nous a prodigué, et sa participation à beaucoup d’évènements notamment avoir été MJ a TOUT nos DJDR, Jaufret Claveau est désigné membre actif. Le Bureau (après une concertation avec les membres du CA) a décidé que cette année trois personnes seraient désignées membres d’honneurs. Il s’agit de Alexis Royer, pour son implication hors normes depuis qu’il est arrivé dans l’association, son rôle dans la rédaction de la charte de respect et tous les efforts qu’il a fait pour aider l’association, Ara/Marie (à choisir) Abt, pour son implication dans le changement de visage de l’association sur les questions d’inclusivité, et Marius Monnier pour avoir créé le nouveau site de l'association à lui tout seul, fait toutes les demandes d'événements de l'année.

Questions :

  • Qu’est-ce qu’un membre actif ?

    Un membre actif est un membre qui s'est autant investi dans la vie de l’association que ce que l’on pourrait attendre d’un membre du CA. Les membres actifs disposent d’une remise de 50% à leur réinscription au Graal et ce statut est valable un an.

  • Où en est-on niveau convention ?

    Une réunion pour l’organisation a eu lieu, mais il n’y avait pas assez de participant-e-s pour organiser la convention. Le maintien ou non de la convention dépendra donc du nouveau CA.

  • Qu’en est-il des contraintes sanitaires pour les prochains événements?

    On ne peut pas prévoir l’évolution de la pandémie ainsi que les décisions du gouvernement, nous allons donc continuer à faire en fonction des instructions en vigueur.

Vote

Votants : 27 Pour : 20 Contre :6 Blanc :1

Bilan financier du GRAAL 2021/2022

Sur la période allant de mars 2021 à janvier 2022, le bilan financier du GRAAL est positif. L’on pourrait même dire que l’association n’a fait qu’accumuler les sources de revenus faute d’événements à financer. La source de revenue la plus importante est avant tout l’adhésion des membres avec la cotisation de 10€ par personne. Pour 30 membres, nous avons donc récupéré 300€. Encore une fois, merci à vous, car par votre cotisation, vous êtes la principale source de soutiens du GRAAL. Ensuite, La soirée halloween où nous avons vendu des croque-monsieur a permis de récolter une recette de 204,5€ pour un bénéfice total de 57€22 en déduisant les courses et les lots du concours de costume. Enfin la dernière source de revenue du GRAAL pour cette année a été la participation ponctuelle aux DOS où les non-membres de l’association doivent verser 1€ afin de bénéficier de l’assurance du GRAAL dans les locaux de EVE. Il s’agit d’une source minime qui n’a jamais eu à vocation de financer le GRAAL. N’ayant pas pu monter de gros événements en raison des contraintes sanitaires, nous n’avons pas eu à solliciter de subventions. Pour les dépenses nous avons donc tout ce qui est courses, pour l’événement d’halloween avec un ravitaillement total de 112,94€. Des lots ont été achetés pour 34€34 à notre partenaire, Les Contrées du Jeux, pour le concours cosplay d’Halloween. Nous n’avons pas eu d’investissement en publicités contrairement aux années précédentes tels que affiches, cartes de visites ou autres puisque nous n’avions pas d’événements à annoncer. La dépense la plus importante de l’association est le renouvellement de l’assurance à 113€65. En termes de bonnes surprises, nous n’avons pas eu à payer l’adhésion à EVE depuis la nouvelle gestion de InterAssos.

Pour conclure, à part pour l’assurance, les seules dépenses de cette année ont vite été remboursées par notre événement halloween. Faisant que l’association, par manque d’activités, cumule de plus en plus d’argent qu’il sera temps d’investir dans un gros événement tel une convention. Et, car nous ne le disons jamais assez, notre première richesse, ce sont vous, ce sont les membres qui font vivre l’association.

Fait à Saint-Martin d’Hères, Le Dimanche 12 Décembre 2021 Alexis Royer, Trésorier du GRAAL

MAJ du Bilan financier du GRAAL 2021/2022

Pour ma part, j'approuve totalement tout ce qui a été dit par notre ancien trésorier.

Depuis sa démission, nous avons eu 3 nouvelles adhésions mais surtout un changement de politique de notre banque LCL.

Désormais, au lieu de nous faire payer des frais à chaque opération bancaire, l’entreprise nous fait payer un forfait de 5 euros par mois trimestriellement.

Au vu du peu d’opérations bancaires de l’association, je ne suis vraiment pas certain que ce soit économiquement intéressant pour nous. Cependant, changer de banque aujourd’hui pour trouver une banque qui ne nous fasse payer aucun de ses types de forfaits et/ou frais, implique de se tourner vers une banque numérique Low cost. Ce genre de banque est moins chère, mais également bien moins accessible en cas de problèmes.

Les deux solutions ont donc leurs avantages et leurs inconvénients. En tant que trésorier présent pour un peu plus d’un mois et démissionnaire, je laisse totalement la décision de ce point à la future trésorerie. Je lui suggère cependant de ne pas changer de banque, car si la prochaine personne se sent de gérer une banque numérique, il n’est pas dit que la personne qui la remplacera en sera tout aussi capable.

Fait à Grenoble, Le samedi 15 janvier 2022 Johann Musy, Trésorier du GRAAL

Questions :

  • Peut-on déposer de l’argent dans une banque numérique ?

    Oui, la méthode dépend de la banque.

  • Est-ce que c’est bien 60 euro par an le coût de la banque ?

    Oui

  • Peut-on trouver une banque sans frais avec des forfaits pour les associations ?

    C’est une question que le prochain CA va devoir étudier. Il pourra aussi demander aux assos amies comment elles font.

  • À combien s'élèvent nos fonds?

    (voir bilan financier)

  • Peut-on changer l’armoire et la serrure des jeux?

    Décision à prendre par le nouveau CA

  • Peut-on acheter un sac de grand-mère(caddis/cabas à roulettes)pour l’asso ou un diable ?

    Décision à prendre par le nouveau CA

  • Où en est-on pour un hébergement alternatif ?

    Nous n’avons pas cherché de logement alternatif cette année et la question ne ce pose pas tant que nous gardons le status d’association à gestion étudiante.

  • Peut-on acheter une mini étagère à roulette pour ranger les jeux ? Peut-on acheter une nouvelle piste à dés et des dés pour l’asso?

    Décision à prendre par le nouveau CA

  • Est-ce qu'en fin d'AG on va voter sur des points économiques qu'on vient d'aborder ? genre armoire, achat de dés, etc ?

    Non, les seuls votes qui ont lieu sont ceux prévus par l’ordre du jour. Ces points peuvent être une demande pour le nouveau CA.

Vote

Votants : 27 Pour : 23 Contre : 1 Blanc : 3

Changement de statuts

Orientation de l’association

La mise en place de la charte de respect pose certaines questions que nous allons soumettre au vote de cette AG. Nous découpons cela en deux votes, le premier pour choisir l’option appliquée et le second sur la validation de l’option choisie. Il y a trois options disponibles en plus de votre droit d’abstention.

  • 1er choix : Nous enlevons la charte et l’association ne fait plus d’effort d’inclusivité.

  • 2nd choix : Nous gardons la charte et continuons à faire un effort d’inclusion ainsi que l’animation d’atelier dans ce sens.

  • 3ème choix : Nous devenons une association militante (action active (manifestation, blocage) pour plus de diversité dans le JDR. Obligation de diversité, rapprochement des assos combattant la discrimination)

  • Question : Est ce que la charte est dans les règlements ou les statuts?

    La charte rentre dans le règlement et non dans les statuts, pour être facilement modifiable

Vote

Votant 27 Choix 1 : 2 Choix 2 : 24 Choix 3 : 0 Blanc : 1

Vote Validation de l’option

Votant 27 Pour : 25 Contre : 2 Blanc : 0

Valeurs de l’association

Les valeurs promues par l’association sont une composante importante de son identité et cela bien au-delà de son but premier, inscrit dans les statuts, qui est de « Promouvoir la pratique des jeux de simulation et de l’imaginaire. Aux vu des changements au sein de l’association, le conseil d’administration a décidé que des valeurs qui seront votées juste après rejoindront les statuts directement. Lors de la préparation de cette assemblée, plusieurs ont déjà été évoqués, mais si vous avez d’autres valeurs dont vous voulez nous faire part pour les ajouter à la liste suivante qui sera donc soumise pour chaque valeur à un vote d’acceptation.

Confort de jeux (effort pour chacun).

Vote Votants : 24 Pour : 18 Contre : 2 Blanc : 4 Abstention : 3

Espace ludique et plaisant pour tous.

Vote Votants : 26 Pour : 23 Contre : 1 Blanc : 2 abstention : 1

Proposer des expériences de découverte ludique.

Vote Votants : 29 Pour : 21 Contre :3 Blanc : 5 abstention : 1 Vote ne comptant pas car erreur

Proposer un espace de bienveillance et de rencontre.

Vote Votants : 28 Pour :23 Contre : 2 Blanc : 3 abstention : 1 Vote ne comptant pas car erreur

Renouvellement du Conseil d’Administration

Proposition des membres : FAU Clara, MAZIER Titouan, CANONNE Arthur, ONA Jean-Pierre, LEFEBVRE Solène, GEROLIMON Enzo, Yannick Faccioli. Vote Votants : 27 Pour : 22 Contre : 5 Blanc : 0

Questions :

  • Est ce qu’on peut être bénévole pour aider le CA ?

    Les membres peuvent participer à la vie de l’association et assister aux réunions du CA qui sont publiques. La distinction avec les membres du CA est qu’ils ne disposent pas du droit de vote et qu’il ne peuvent pas prendre certaine responsabilité (garde des clés, ouverture d'événement, démarche officiel de l'association)

  • Peut-on avoir un trésorier de nom seulement et déléguer les tâches?

    Nous pouvons créer un rôle de vice-trésorier qui figurera dans le règlement et non dans les statuts. Celui-ci pourra suppléer et aider le trésorier dans ses fonctions.