Compte rendu du CA Mai 2022

Bonjour tout le monde, voici le compte rendu de notre conseil d'administration du mois de Mai !

Compte rendu du CA de mai 2022

Membres présents : Titouan Mazier, Clara Fau, Solène Lefebvre, Yannick Faccioli Membre absent : Enzo Gerolimon Invités : Arahina Abt, Clara Imbert, Alexis Royer, Nicolas Pautet, Eudric Lauvin-Diaz

Le conseil d’administration du 25 Mai 2022 a commencé par un tour de table des membres du CA présents pour voir comment ils vont : Yannick est fatigué par rapport à ses problèmes administratifs, Solène est surbookée à cause de son mémoire. Nous avons également remarqué qu’il y avait peu de monde au LPJ du 23 Mai. Est-ce que c’est à cause de la fin d’année, de la pluie, ou de l’Ascension ? Les dates des derniers évènements ont été validés à l’exception du LPJ du 6 Juin annulé à cause du jour férié. Un LPJ virtuel a eu lieu sur Board Game Arena. Les LPJ auront lieu les 13, 20 et 27 Juin et le 4 Juillet. Les DJDR auront lieu les 12 et 26 Juin.

Voici l’ordre du jour

  • Festival de rentrée
  • AGE de rentrée
  • Questions communication
  • Explications par rapport à la situation d’Enzo
  • Bilan de l’année

Festival de rentrée

Clara F. a proposé d’en parler aux membres car elle a assisté aux rendez-vous. L’UGA organise le festival d’associations de la rentrée (FAR), en voici la programmation. Du 29 août au 4 septembre aura lieu la semaine d’accueil des L1. Du 5 au 11 septembre auront lieu les forums de la rentrée. Du 12 au 25 septembre ou du 12 au 30 septembre aura lieu le festival de la rentrée, avec toutes les associations présentes y compris celles qui accueillent les étudiants (comme Integre) Le Japan Alpes Festival, organisé par l’ANI, aura lieu à la même époque et sera inclus dedans. Le Graal y participe. Les évènements auront lieu sur tout le campus et non pas seulement à EVE. La nuit des assos aura lieu le 22 Septembre de 17 heures à 21 heures et il y aura une présentation des associations. Titouan propose de décider quoi faire puis de chercher des bénévoles. En effet, l’UGA cherche des bénévoles pour les commissions qui préparent l’évènement. Ces bénévoles ne sont pas forcément membres de l’association. Le but est d’avoir une programmation en commun, mais chaque association se gère elles-mêmes (notamment au niveau des subventions) Dans le cadre du festival, le CA propose d’organiser des JDR courts et des après-midi jeux de société, possiblement en plein air, possiblement dans les résidences universitaires. SEVE a proposé qu’on fasse une nocturne dans les BU (bibliothèques universitaire). Dans ce cadre nous pourrions organiser de grosses parties de JDR. Nous envisageons d’alterner après-midi petits jeux et après-midi gros jeux. Un LPJ (Lundi Petit Jeux) sera également organisé dans le cadre du festival. Une petite campagne de 2 ou 3 sessions est également envisagée bien qu’ambitieuse au niveau de l’engagement. Il serait possible de faire des prés-tirés qui évoluent d’une session à l’autre et qui ne soient pas forcément joués par les mêmes personnes. Il faudrait recruter des MJs dès maintenant. Arahina nous conseille de faire attention aux bénévoles au niveau des choses à faire en dehors des activités en elles-mêmes, notamment au niveau de la préparation. De plus il est compliqué d’avoir les emplois du temps des étudiants avant début septembre. Il serait préférable de privilégier les soirées et les week-ends. Quand au choix des lieux qui pourraient être des halls de facs ou des résidences universitaires (ces dernières pouvant poser des problèmes de bruits si elles n’ont pas de salles prévues à cet effet), il faudrait voir avec l’UGA et le CROUS pour les sélectionner.

AGE de rentrée

Nous souhaitons organiser une assemblée générale extraordinaire courant octobre, en effet il est compliqué pour 4 personnes de gérer l’association. Avec le renouvellement des inscriptions, nous avons bon espoir d’atteindre le quorum. Le CA a besoin de communique dès maintenant à ce sujet.

Nous envisageons de l’organiser le samedi 15 Octobre 2022 de 14h à 19h (en effet le 1er suit le festival et il y a un risque de fatigue, et le 8 nous a été refusé en raison d’un autre évènement organisé à EVE). Nous prévoyons de permettre de suivre l’AGE en visio. Le souci qu’il faut que des bénévoles se présentent a été évoqué. En effet, si ce n’est pas le cas, on resterait dans la même situation. Cependant, nous n’avons pas le choix car nous ne sommes que 4 au CA. Dans le pire des cas on change les statuts pour ne plus avoir à être cinq, ce qui n’est pas optimal, car très fatigant. De plus, nous devons prévoir toutes les éventualités (pas de quorum, ou pas de réélections, etc.)

Question de communication

Nous allons bénéficier le la communication du festival et l’idée d’affiches à poser sur tout le campus a été évoquée. Cependant le GRAAL ne bénéficie pas de la certification UGA, car il n’y a pas assez d’étudiants au bureau. Il y a cependant une confusion entre l'annuaire UGA et la certification UGA. En effet, pour que l’association soit présentée dans l’annuaire UGA, il faut avoir la certification, mais via Eve, nous sommes recensés dans l’appli UGA. Il faudrait faire un récapitulatif de l’asso pour apparaître dans l’annuaire . Nous envisageons de participer à un tramway nommé culture. Nous envisageons également de demander à participer aux chaînes d’inscription pour apporter des nouveaux membres au moment des inscriptions, le souci principal étant que les inscriptions se déroulent à la mi-août et qu’elles peuvent également se faire en ligne. Cependant nous pouvons mettre des affiches du Graal au bâtiment du secrétariat de l’UGA au moment des inscriptions . Nous pourrions également faire des visites en amphi pour présenter l’association, le risque pour les membres étant d’être débordés, une solution serait d’y aller à plusieurs avec des bénévoles voire à faire avec le festival . Il faudrait également aller voir les autres associations pour relayer les événements sachant qu’un discord a été créé. Nous avons également besoin de visuels et de descriptions de l’association : nous pouvons modifier d’anciennes affiches Nous prévoyons également de faire une demande de subventions de fonctionnement pour l’année prochaine ainsi qu’un démarchage des partenaires notamment des boutiques de jeu (sachant que la maison des Jeux n’est pas une boutique). Nous envisageons également la possibilité de participer à Place au Jeux qui aura lieu de septembre à octobre. Un CA est également prévu fin août pour se remettre en marche. Nous envisageons également la possibilité de faire des événements pendant l’été (à voir avec les gardes du campus) .

Explications concernant la situation d’Enzo

Depuis février Enzo souffre d’un covid long qui lui cause de gros problèmes de santé. Il va mieux mais il n’est jamais revenu au Graal et laisse des nouvelles très épisodiques. Il n’est pas certain de continuer. Nous avons également besoin de récupérer le sac de trésorerie. En remplacement Clara Fau est passée vice-trésorière. Que fait-on s’il ne répond pas? Nous essayons de le contacter quand même, il faudrait définir une date peut-être le jeudi midi ?

Bilan de l’année

L’année est difficile car on est passé de 7 à 4 a cause de l’altercation et de l’absence d’Enzo. Il y a beaucoup de fatigue en interne pour les membres du CA et les chef(fe)s de pôles à la convention. D’un point de vue extérieur la convention a été un grand succès avec un public important qui est venu sur les deux jours. Le souci principal a été de ne pas avoir fait adhérer beaucoup de gens. Etant donné le nombre important d’anciens dans l’association, il est difficile de garder le statut étudiant. Depuis février 4 membres ont adhéré et 4 ou 5 personnes comptent adhérer en septembre.