Compte rendu du CA du 23 fevrier 2023

Bonjour tout le monde, voici le compte rendu de notre Conseil d'administration du 23 février 2023.

Compte- rendu de réunion du Conseil d'administration du GRAAL du 23/02/23

La réunion, effectué sur le channel vocal du Discord du GRAAL, a débutée à 20H03.

Furent présent·es :

Matteo (président de l'asso), Mathilde (trésorière de l'asso) ; Arahina, Eudric et Loïc (membres du conseil d'administration), Emily et Marius (membres de l'asso, ayant choisi de venir assister à la réunion).

L'ordre du Jour suivant est annoncé par Matteo :

  1. Tour de table sur comment va chacun·e
  2. Mise en commun des informations et actualités du CA
  3. Élection d'un·e remplaçant·e pour pourvoir à la vacance dans le conseil d'administration
  4. Démission de deux membres du conseil d'administration
  5. Appel à candidature pour leur remplacement
  6. Discussions de dépenses à envisager

1. Comment va chacun·e ?

Une personne est malade et donc pas trop dispo, une se remet tout juste d'une grosse maladie, une est fatiguée faute de sommeil, une est dans un changement de cadre de vie, une dans un changement d'activité pro. C'est donc pas la super forme mais ces personnes avaient cependant le sourire, l'ambiance était quand même plus au rire et à la bonne humeur, malgré ces aléas qui ont fait que le CA n'a pas pu être très actif dernièrement.

2. Mise en commun des infos

Le Graal a été contacté pour des propositions de participation à plusieurs événements :

  • Les arpenteurs d'Agartha, asso de GN, trollball et autres activités ludiques et geek, nous convient à Place aux Jeux, le festival du Jeu de société de Grenoble. En charge d'une partie de l'organisation de l'événement, ils pourraient nous y prévoir une place, éventuellement de JDR. Nos contacts pour ce partenariat sont pour l'instant Dökky et Morgana Vhidow. Quand les Arpenteurs auront plus d'infos sur les conditions et possibilités ils nous les passeront afin de voir avec eux pour fixer notre participation. Le CA du GRAAL est très enthousiaste à l'idée et compte bien ne pas lâcher nos copain·es des Arpenteurs pour mener à bien ce projet.

  • L'organisation de l'édition 2023 du Hero Festival Grenoble a contacté le GRAAL pour nous proposer de participer à cet événement aux thèmes Geek, jeux et univers de l'imaginaire. Suite à nos questions et demandes de précisions par mail, nous avons des réponses plutôt positives de la personne nous ayant contacté (quand à l'organisation, la place, la gratuité pour les bénévoles etc). Il faut désormais confirmer notre intérêt pour cette proposition afin de recevoir le formulaire d'inscription pour l'association et aller plus avant. Loïc, interlocuteur pour ce premier echange de mail, suggère qu'il faut qu'une personne du CA soit en charge spécifiquement de la suite du dialogue avec l'équipe du Hero Festival si l'on choisit de confirmer. Des membres de l'asso hors-CA pourront être bénévoles pour l'événement le jour J. Tout le CA est d'accord que la décision dépend avant tout de Matteo et Mathilde, notre bureau et membres du CA les plus prêts à s'investir pour l'avenir de l'asso. En vu de ces informations, il est décidé par le CA de confirmer notre participation au Hero Festival. Le GRAAL sera de la fête ! Pour le moment, Eudric est en charge de continuer le lien par mail, en attendant que l'organisation se poursuive et de plus amples décisions.

Gestion des mots de passe

Le CA a actuellement un petit souci de mots de passe, il y a eu mini cafouillage dans leur changement. Matteo se charge de réinitialiser pour que chaque membre du CA ait accès à la boîte mail de l'asso et autres comptes du GRAAL.

Nos évènements

Du coté de nos événements à nous, le Dimanche JDR initialement prévu ce 26 février est annulé, pour cause de travaux dans le bâtiment. Matteo a prospecté EVE pour savoir si on pouvait se rabattre sur le 5 mars : cela semble possible ! Reste à ce que le CA approuve ou non. À l'unanimité de membres présent·es, le CA approuve de demander à EVE le bâtiment pour faire un DJDR le dimanche 5 mars. Matteo effectuera la demande et s’assurera de sa confirmation. Eudric est chargé d'annoncer cette nouvelle date sur Discord. Arahina le fait sur le site. Matteo s'occupera des autres vecteurs de communication de l'association. Les dates d'événements réguliers prévus sont donc : LPJ : 27 février, 6 mars, 13 mars, 20 mars, 27mars 5 mars, 12 mars, 26 mars en attente de confirmation par EvE

L'atelier discussion autour du JDR généreusement proposé par Alexis, prévu pour ce mercredi , a malheureusement du être reporté. Une autre date est envisagée , à confirmer avec Alexis puis à demander à EvE. Matteo s'en charge, le CA suggérant la date du 8 mars.

Matteo a pu faire l'interview vidéo/présentation de l'association proposée par animafac, expérience amusante mais qui lui a quand même pris deux heures. On le remercie d'avoir mené cette quête à bien pour faire connaître le GRAAL et que les rôlistes et ludistes et autres du campus nous trouvent !

Le GRAAL participera de plus à d'autres événements dont l'organisation est encore à venir : La Soiréé à thème « Chaos » du 30 mars : Matteo informe être probablement assez occupé en amont du 30 mars et le jour même.

Les 20 ans de EVE le 4/5 avril. Une autre réunion du CA sera à effectuer en amont courant mars.

3. Élection pour le emplacement d'une place vacante au CA :

Suite à la démission de Titouan Mazier, nous avons choisi de pourvoir à son remplacement conformément à la procédure de l'article 12 de nos statuts. Nous avons effectué un appel à candidatures le 28 janvier (dans le compte rendu du premier CA, envoyé aux membres par mail) pour pourvoir à son remplacement. Nous avons reçus 3 candidatures avec profession de foi : celles de Emy, Goetz, Jude. Après lecture de chaque profession de foi, discussion et vote, Emy (Emilie Gabiot) est élue pour ce remplacement au CA. En cas de désaccord les membres de l'association ont un délai de 30 jours pour s'opposer majoritairement à cette nomination en l'exprimant par pétition au CA. Le CA exprime sa reconnaissance aux personnes ayant candidaté, dont la motivation nous réchauffe le cœur.

4. Démission de deux membres du conseil d'administration

Arahina déclare au CA démissionner de son poste de membre du conseil d'administration. Loïc déclare au CA démissionner de son poste de membre du conseil d'administration également. Loïc exprime sa volonté de rester un membre impliqué mais dans une moindre mesure. Les membres restants du CA décident de recourir à la procédure de l'article 12 pour pourvoir à cette vacance.

5. Appel à candidature pour leur remplacement

Les adhérent·es du GRAAL souhaitant rejoindre le Conseil d'administration pour combler ces deux places vacantes sont donc invité·es à candidater auprès du CA du GRAAL, en faisant part de leur profession de foi (quelques mots pour exprimer leur intention et leur motivation pour rejoindre le CA) par mail ou Message Privé au compte discord du GRAAL. Le conseil d'administration pourra examiner ces candidatures 5 jours ouvrés après cet appel à candidatures.

6. Discussions de dépenses à envisager

On envisage d'effectuer une campagne d'affichage sur le campus. Il serait bien pour cela de faire pour cela une nouvelle version de notre affiche, mettant le QR code plus en valeur. Les cartes de visite sont aussi à refaire avec les liens à jour. Enfin, l'armoire endommagée reste contraignante et la remplacer serait souhaitable. Ces dépenses seront à budgétiser lors de la prochaine réunion du CA.

Cette réunion du CA s'est close à 21h33 Compte-rendu rédigé par Eudric Lauvin--Diaz