Compte rendu du CA du 18 mars 2023

Bonjour tout le monde, voici le compte rendu de notre Conseil d'administration du 18 mars 2023.

Compte-rendu de réunion du Conseil d'administration du 18 mars 2023

La réunion a commencé à 18h00.

Présents

● Mathilde ● Eudric ● Jude ● Matteo ● Arnaud ● Rodolphe ● Arahina

Ordre du jour

  1. Évènements
  2. Remplacement des membres du CA après démissions
  3. Armoire de stockage des jeux
  4. Plan de communication du Graal

1. Évènements

A. Hérofestival, 6 - 7 Mai 2023

Le GRAAL participera à l’évènement. Le formulaire de réservation doit encore être complété. Les horaires du Hérofestival sont de 9h30 - 19h pour le public. Les exposants doivent prévoir 1h de plus avant et après pour l’installation et l’organisation, à définir selon les modalités du contrat passé entre le GRAAL et Hérofestival. Un espace, en m², équivalent à 3 tables de jeu doit être réservé. L’espace comprend 1 table de communication, d’inscription et d’organisation plus 2 tables de jeu pour des sessions jeu de rôle et jeu de plateau. Lors de la sélection de l’emplacement, éviter les zones bruyantes près des salles de concert. Le secteur Brocéliande est un choix recommandé par Jude. Il est préférable de prévoir des parties de jeu inférieures à 2 heures. Des Maîtres du Jeu bénévoles doivent être trouvés pour animer les parties. Eudric se propose pour l’organisation et l’installation. Une décoration de l’espace est demandée. L’armoire de matériel du GRAAL étant trop pauvre en décorations, il faut prévoir des fonds supplémentaires pour de la nouvelle décoration. L’idée d’un Kakemono a été maintenue.

B. Place aux Jeux Grenoble, 27 Mars - 2 Avril 2023

Relatif à l’idée précédente du Kakemono, le GRAAL doit contacter EVE afin d’y stocker temporairement le Kakemono pour Place aux Jeux, entre le Vendredi 24 Mars et le Lundi 27 Mars. Un plan de communication doit être défini pour l’évènement. Il est proposé de réaliser une nouvelle affiche pour une communication passive au travers de l’association des Arpenteurs d’Agartha. Mathilde se propose pour réaliser cette nouvelle affiche. 2 Maîtres du Jeu se sont déjà inscrits pour le GRAAL. Le GRAAL apportera ses Cartes X pour l’évènement. C. Chaos, 27 Mars - 2 Avril 2023 Le GRAAL participera à l’évènement Chaos, le 27 Mars uniquement. Le GRAAL proposera sa sélection de jeux de plateau sur le thème du “Chaos” au Café d’EVE. 2 personnes sont nécessaires pour animer l’évènement au Café d’EVE. L’Agora sera déjà occupée pour un concert. Une solution de repli doit être trouvée.

D. 20 ans d’EVE

Le GRAAL participera aux 20 ans d’EVE avec le thème de “l’intégration”. Stassi doit être contactée pour inscrire la participation du GRAAL aux 20 ans d’EVE. Eudric se charge de la contacter. Une sélection de jeux de plateau sur le thème de l’intégration est déjà proposée. Des jeux de rôles sur le thème de l’intégration et/ou de l’inclusivité doivent être trouvés. Autrement, une table ronde sur le thème de la “Barrière des langues” est également envisagée. Il doit être vérifié que ce n’est pas redondant avec ce que proposerait l’association Intègre. En outre, il est envisagé un atelier futur sur le thème de l’intégration et l’inclusivité. Des associations pertinentes et des personnes avec des connaissances du sujet et dans le jeu de rôle pourront être contactées.

E. Prochains évènements du GRAAL

20.03.23 : Lundi Petits Jeux 26.03.23 : Dimanche Jeux de Rôles 27.03.23 : Lundi Petits Jeux 03.04.23 : Lundi Petits Jeux → à réserver 23.04.23 : Dimanche Jeux de Rôles → à réserver

2.Remplacement des démissions de membres du conseil d’administration du GRAAL

A. Remplacement de Arahina

Deux candidatures ont été reçues : Jude et Arnaud. premier Vote: 3 Pour Jude, 1 Abstention

B. Remplacement de Loïc

Une seule candidature demeure : Arnaud deuxième Vote : 4 Pour Arnaud (unanimité)

3.Plan de communication du GRAAL

A. Affiches

Une campagne d’affichage par des affiches en A3 est proposée. Les affiches seront disposées en intérieur et en extérieur. Mathilde se propose de réaliser le design de la nouvelle affiche. Elle indique un délai de 2 semaines. Les chiffrages par Vistaprint impliquent un budget d’environ 100 €, pour 3.30€ par unité. La trésorière indique que les fonds de l’association le permettent. Nous en appelons par contre aux membres du GRAAL s’ils ont des opportunités plus intéressantes économiquement. Votes

  • Pour une affiche en anglais : 4 Pour, 0 Contre, 0 Abstention
  • Pour une affiche vecteur d’inclusivité : 4 Pour, 0 Contre, 0 Abstention

B. Cartes de visite

Il est proposé de réaliser de nouvelles cartes de visite. Il est proposé un investissement d’environ 20 € pour 250 unités. La trésorière indique que les fonds de l’association le permettent. Mathilde propose de réaliser le nouveau design des cartes de visite. Délai : Mai. Vote : Pour une nouvelle carte de visite : 4 Pour, 0 Contre, 0 Abstention

Fin de la réunion - 20h30