Bonjour tout le monde, voici le compte rendu de notre Conseil d'administration du 2 février 2023.
Présents :
Arahina (CA), Eudric (CA), Mathilde (CA), Melti "Loïc" (CA), Nicolas, Matteo (CA), Yannick, (Rodolphe (CA) absent pour raisons personnelles), Alexis, Emilie Secrétaire de séance : Loïc
Comment allez vous ?
Matteo ça va mais du boulot. Mathilde baisse de moral début de semaine mais ça va mieux. Loïc ça va. Arahina fatiguée, du boulot + déménagement.
Passation + discussion des rôles
- Relever le courrier à EvE => Matteo et/ou Mathilde, en même temps que les LPJ.
- Mail, MP Discord : Loïc
- MP Facebook, Instagram : Matteo
- Demande événements du mois (Alveole) : Matteo, Arahina
- Gestion du site web : seule Arahina sait s'occuper du site web => Arahina continue à s'en occuper mais il faudra prendre le temps d'expliquer aux autres.
- Evénements sur les réseaux sociaux (Facebook, Instagram) : Matteo.
- Ouverture des événements :
- Changement du cadenas de l'armoire prévu (cadenas acheté) avec 4 clefs pour que plusieurs personnes puissent ouvrir et/ou fermer les LPJ. Il faut rembourser Eudric.
- Mathilde, Matteo : 1 clefs chacun, 1 pour EvE, dernière clef sur le porte clef EvE avec le badge.
- A priori, Matteo et/ou Mathilde pensent pouvoir être présents à tous les DJDR.
- Accueillir les nouveaux sur le discord : l'affaire de chacun pour d'accueillir, vérifier rapidement le nom + l'image de profil, puis mettre le rôle de "graalien.ne".
- Organisation des CA (s'assurer d'un CA tous les mois) : Matteo.
- Ordre du jour : faire un ordre du jour collaboratif puis décision du président.
- Prévoir un doc dans le drive pour noter les idées / remarques / points à discuter à un CA pour organiser l'ordre du jeu et dépiler lors des CA.
- RDV EvE ponctuels : Matteo + Mathilde.
- Mise à jour de la liste des membres : Mathilde
- Matteo prévoit de faire des highlights des jeux pour mettre en avant 1 jeu par LPJ.
- Déclarer le nouveau CA à la préfecture : Matteo.
- Faire signer le CR de l'AGO
- Demander contact / métier.
Prochaines dates
Prévus jusqu'à mars. Le LPJ du 20 et 27 février, du 12 mars et le DJDR du 26 février sont pré-validés par EVE. Prévoir / demander pour jusqu'à fin mars : LPJ tous les lundi + DJDR 26 mars => Matteo.
Evénements extras
20 ans d'EvE (Mathilde)
Fin avril. On y va. A suivre pour savoir les activités exactes.
Événement chaos (Matteo)
30 mars au soir (dans le cadre de la semaine place aux jeux).
Assez libre sur les activités.
Matteo : appeler pour clarifier. JDR ? JDP ? Promotion de l'association ?
Place aux jeux (Loïc)
31 mars au 2 avril
Demander aux Arpenteurs => Loïc
Recrutement
Seulement 2 membres au CA (Matteo et Mathilde) vraiment motivés, besoin de plus de monde ! Discuter avec Emilie qui est prête à rejoindre le CA. Attention à la procédure à suivre pour chaque remplacement :
- Faire un appel à candidature (officiel : par mail) publique, sans limite de nombre. Mais dans un premier temps possibilité pour une seule personne.
- Demander une profession de foi.
D'ici fin de semaine :
Publier : CR AGO, message aux membres expliquant la situation, premier CA, appel à candidature, sondage. Annoncer table ronde + demander si des gens veulent animer des ateliers. Mail officiel => Eudric.
Tables rondes
Propositions d'Alexis :
- Gérer/improviser les PNJ
- Créer sa campagne bac à sable
- Les outils de sécurités émotionnelles et quand les utiliser
- Rajouter du personnel pour les PJ dans une campagne
- Le contrat social : faire la séance zéro
- Débuter et finir une séance Faire un sondage pour demander ce qui intéresse les membres et décider selon les réponses. Sondage court sur discord (bot discord) => Alexis Proposition mercredi 22 février (si refusé le 21) 18h30 - 21h00 (petit salon / pep) => Matteo demande d'évènement. Discuter avec Alexis => Arahina. Présence table ronde => Loïc.
Proposition de Loïc de faire une table ronde (autour des combats) => A voir début mars, en attente de réponses ou non d'autres membres.
Banque
Mathilde à faire des recherches + appelée différentes banques. Pour l'instant pas de résultat (les autres solutions sont plus cher que ce qu'on a actuellement). Les recherches sont encore cours.
Discord
Outil évènement intégré à discord : essayer de le faire pour les prochains DJDR et ateliers => Loïc.
Annuaire UGA
Matteo s'en occupe.