Compte rendu du CA du 3 mai 2023

Bonjour tout le monde, voici le compte rendu de notre Conseil d'administration du 3 mai 2023.

Compte rendu CA du 03 mai 2023

Début à 20h15

L'ordre du jour :

  • Comment va tout le monde ?
  • Bilan de l’asso
  • Évènements passés
  • Les avancées sur les projets
  • Problème de bots
  • Projets à venir
  • Ajout dans le règlement
  • Point important
  • FAQ
  • Démissions d'Eudric + Arnaud
  • Explication de l'utilisation des différentes applications et sites

Membres présents :

Eudric, Jude, Emilie, Matteo, Loïc, Alexis et Mylène. Arahina un peu plus tard. Globalement, la tablée va bien, même si certains se sentent stressés, et un des membres désire démissionner.

Bilan de l’asso

La demande à la préfecture du changement de CA a été faite. On dispose de 181,19€ sur le compte et le virement pour OVH a coûté 31,34€. 600€ demeurent dans la caisse, il faut en poser une bonne partie sur le compte.

A faire:

  • Changer le numéro de Titouan d’alvéole pour mettre celui de Matteo.

  • Aller voir la Pep demain pour changer/présenter officiellement le bureau du CA. -> Framadate

  • Faire une déclaration à la banque pour le changement de bureau.

  • Vérifier urgemment la boîte aux lettres, dans la PEP.

  • Aller voir O’merveilles et se présenter (voir Frédéric Fomenti)

  • Faire les cartes de visites du Graal -> Arahina se charge de refaire une version légèrement modifiée (merci <3) en attendant les nouvelles. * A imprimer ensuite.

    Les modifications :

    • Ajouter le lien du site,
    • Modifier Dimanche One Shot en Dimanche Jeux de Rôle,
    • Modifier 1 dimanche sur 2 en 2 dimanches par mois,
    • Ajouter le lien et le QRcode du Discord,
    • Ajouter l’instagram,
    • Enlever le clic forum et le twitter. *Deadline: 1 semaine. Vote: 3 pour, 0 contre, 1 abstention

  • Mettre à jour le site

  • Mettre le discord sur Disboard

  • Relancer Mathilde sur les nouvelles affiches : on peut faire un vote une fois qu’on a le visuel final pour vérifier que l’on n’oublie rien.

  • Voir pour (et si c’est possible) s’inscrire en tant qu’association de l’UGA , et mettre notre planning sur Icampus -> voir partie “assos”

  • Déclarer les derniers statuts à la préfecture.

  • Penser à retrier l'armoire. Ranger l’armoire car elle est en bazar, il est difficile d’y trouver exactement ce qu’on cherche. Et faire un inventaire.

  • Voir avec quelqu’un qu’il faudrait mettre un Captcha sur le site. Faire un Appel à Membres pour savoir qui sait bouger du code.

  • Faire les annonces du Graal par le compte discord.

  • Aller voir les contrées du jeu

  • Vérifier que l’on soit toujours inscrit dans l’annuaire des assos de la mairie de SMH

  • Mettre le contenu de la caisse dans le compte : 100€ en caisse sont amplement suffisants

Discussion avec EVE au niveau des annulations répétées d’EVE

Nous avons discuté avec Yoann suite aux diverses annulations, et que c’est très compliqué EVE le week-end. Il nous a dit de réserver les évènements bien à l’avance, quitte à réserver sur toute l’année. Un lundi, il est venu voir Eudric et Mathilde pour discuter à ce propos, il n’y a pas encore eu de RDV entre le CA et la Pep afin de présenter officiellement le CA du Graal. En vue des différents avec EVE, songer à chercher un autre bâtiment d’accueil (sans pour autant abandonner EVE). Changement de directeur, le nouveau ne semble pas faire bonne patte envers nous.

“Assos”

  • Voir pour se rapprocher du CROUS (notamment pour de nouvelles salles d’accueil) -> notamment regarder ce que devient l’espace ESCAPE. Il faut essayer de rester sur le campus sinon on risque de perdre les étudiants.
  • Voir avec les MJ (anciennement MJC) aussi, nous pouvons aussi déménager en tant qu’asso de Grenoble.
  • Voir avec l’ADAJE Nous pouvons demander de l’aide à la PEP pour trouver une MJ, changer de localisation. Emilie : UGA, Crous Jude : ICampus (agenda UGA) Matteo : MJ (voir avec la Pep et MJ de SMH et Grenoble)

Événements passés

Réflexion : Pour les évènements, faire des appels à membres quasi dès le début de la préparation de l’évènement par mail.

Hero festival

Jude a géré toute la comm. Le hero festival nous avait contacté pour faire un stand au héros festival début février. Nous avons échangé courant février, pour ne plus répondre jusqu’en avril, après avoir reçu le formulaire d’inscription le 1er mars. Malgré une réponse en avril, notre retard restait particulièrement conséquent. Sur le formulaire, il y avait plusieurs documents demandés que nous n’avions pas, ce qui nous a permis de nous rendre compte des problèmes administratifs avec notre asso. Il nous fallait des nappes de norme anti-feu M1, problème: 1- on n’en a pas, 2- pas trop abordable. Autre problème : Il fallait fournir nos propres tables et la place allouée pour le stand était mal gérée. Un appel à bénévole en amont aurait pu/dû être fait et il fallait être plus actif + contacter le festival pour être plus réactif aussi. Le héros festival n’aura pas lieu au niveau du CA. On a eu le même problème avec le festiv’arts, ils nous ont envoyé un mail le 24 mars et on l’a vu 3 jours avant le début.

Conclusion : Pour le Hero Festival, comme le Festiv’arts, il est probablement encore possible d’y participer l’année prochaine. A notre charge de les recontacter, et d’être plus réactifs !

Évènements Chaos + Place aux jeux

Notre LPJ a été désigné comme l'événement d’ouverture de Place aux jeux et nous avons proposé une sélection de petits jeux sur le thème du Chaos.

Chaos

Etant donné que Mathilde était seule, elle n’a pris que 2 sacs donc peu de jeux mais suffisamment. Il aurait été préférable de plus exploiter l'événement Chaos, qui a été ressenti comme un LPJ normal. Une idée aurait été de faire des cartes spécifiques sur Concept + d’autres jeux. Le bar était rempli.

Place aux Jeux (PaJ)

Premiers soucis le lundi : Beaucoup de visiteurs pensaient que ça commençait à 17h et qu’on faisait du JDR, ce qui résulte d’un souci de comm avec Place aux Jeux et les Arpenteurs. Nous avons quand même eu des personnes qui sont restées. Nous n’avions pas prévu le décalage des LPJ par Mathilde. Prêt d’un oriflamme pour l'événement par PaJ, Mathilde l’a amené, Emilie l’a ramené. Problème : au départ, c’était un kakemono qui était promis. Un oriflamme est bien plus encombrant et beaucoup moins pratique !

Soucis le weekend

Ce qui a été rappelé une semaine avant le week end avec Dökky, nous n’avions aucun membre du Graal de disponible le week end. Des MJ s'étaient inscrits aux Arpenteurs mais nous n’avions pas de membre du CA actif. Nous avions prévu de fournir des affiches, des cartes de visite et les cartes X du Graal + de la déco. Au final, les Arpenteurs ont été surpris qu’aucun membre du CA ne soit dispo, le samedi ils avaient prévu une table complète pour le Graal en attendant quelqu’un du Graal. L’info n'avait pas été diffusée, l’affiche n’était pas prête et des vieilles affiches ont été fournies, de plus ils ont utilisé le logo du Graal de convention. La table initialement prévue pour nous a été réquisitionnée par le CJSD pour s'exposer. Les cartes X n’ont été fournies qu’à partir du samedi après-midi. Conclusion : Attention à bien être en communication avec Place aux jeux, ne pas hésiter à les contacter directement, il était prévu de récupérer un Kakemono avant le lundi et c’était un oriflamme, récupéré le jour même. De plus, il serait utile d’avoir un vrai responsable d’évènement pour la prochaine fois. Il faut faire attention à notre relation avec les Arpenteurs car ils sont hyper sympas et hyper cools avec nous, mais refaire des coups comme ça va vraiment poser problème. Jude est volontaire pour gérer le contact avec les Arpenteurs.

Les 20 ans d’EVE

Mercredi petit jeu (18h00-20h00) + forum associatif le jeudi Mercredi : 2 soucis Le 1er : Jude est le seul membre du CA à être arrivé à l’heure. Cela n’a pas vraiment posé de souci, car l’annexe qui nous était allouée était encore occupée jusqu’à 18h30.
De plus, problème de clés car Mathilde, qui n’a pas pu venir tout de suite et n’était pas censée venir, en avait une, Matteo 2 et une était dans l’armoire. Le président n’a pas à avoir 2 clés. Ainsi, personne n’avait de clés avant l’arrivée de Mathilde en plein milieu de l’évènement ! Alexis est arrivé avec tous ses jeux, et des affiches, ce qui a sauvé l’évènement -> voir plus loin

Remarque supplémentaire au sujet des clés : le lundi, il y a toujours Mathilde qui vient et qui ferme (question qui se pose évènement par évènement.), il est conseillé d’alterner qui ouvre EVE le dimanche et qui ferme le lundi. Nous avons retrouvé les nappes dans l’armoire, et Clara Fau nous a ramené tout un tas de matos datant de la dernière convention. De plus, elle nous a aussi rapporté d’anciennes factures. Mathilde est venue un peu plus tard, on a pu prendre des jeux et du matériel dans l’armoire + Jude a récupéré la clé dans l’armoire.

Pour conclure : Évènement à succès, mais nous étions tout de même un peu sous-exposés, à cause des panneaux de l’exposition. Les clés doivent être réparties, et il ne faut pas hésiter à se les passer !

Nous avons mis un certain temps pour savoir où mettre nos affiches. InteGre est toujours géniale avec nous, à charge de conserver de telles relations. (prêt de scotch…) Merci à Alexis de nous avoir apporté des jeux, et d’avoir imprimé, à sa propre charge, de nombreuses affiches (et merci à tous les membres présents pour nous avoir aidé !)

Le village associatif :

Il n’a pas servi à grand-chose. Sur toute la journée, il y a eu 5 personnes environ qui sont venues. Il y avait 2 rangées alignées dos à dos et on ne voyait rien. De plus, beaucoup de bruit, particulièrement gênant pour les participants, et de la pluie.
Le village associatif avait été mal organisé. Pour les villages asso organisés par Interasso ou la Pep ou EVE nous sommes assez mal lotis. Pour les prochains villages asso, nous devrons être très clairs sur nos conditions.

Proposition de nommer Alexis membre d’honneur (suite à son implication dans l’anniversaire d’EVE + son implication générale): 4 pour, 1 absent -> proposition adoptée.

Événements futurs:

L’IAESTE nous propose de faire une soirée jeux pour faire connaître nos assos. Voir avec eux quand il commence ou prendre l’initiative. Pour les DJDR : la sélection de MJ ressemble beaucoup à un concours de popularité mais pas de solution pour remédier au problème. Une idée pour atténuer ce souci est qu'on demande d’annoncer en avance le JDR. On peut proposer aux MJ hésitants de présenter leur JDR le plus neutralement possible, ne pas faire d’obligation d’inscription. (Cause ? problème de MJ) Idées d’évènements proposés :

  • Un Killing Game (exemple : untel doit tuer untel dans la soirée), en fond d’un LPJ. Possibilité de contacter le théâtre de ténèbres pour les inviter.
  • Tournoi de jeux de société (avec possibilité de cadeaux)
  • L’été Oh ! parc, un événement récurrent de Grenoble. Faire un appel aux membres. Idées : jeux + pique-nique. L’évènement nous peut être ferait apparaître dans les journaux locaux.
  • Grand Loup-Garou en extérieur, une grande partie avec plein de monde. On peut contacter Un brin d’évasion, association experte en LG géant. A voir si on le fait en interne avec le Graal ou ouvert à tous, car avoir le public lycéen grenoblois peut être intéressant. (Du 5 juillet au 30 août). Pourquoi ne pas le proposer pour l’été Oh! parc…
  • Faire plus de séances de jeux sur discord. Permet de remplacer les LPJ qui sautent.

Problèmes de bots

La messagerie du site est régulièrement utilisée par des bots de phishing. Faire un appel à Membre pour savoir qui sait bouger du code, pour l’ajout d’un Captcha sur le site.
Ajout dans le règlement Il faut ajouter ceci dans le règlement : L’exclusion étant causée par une faute grave, le remboursement de l’adhésion n’est pas envisageable.

Points importants

Implication des membres

Il faut plus impliquer les membres, oser faire des appels à membres. Beaucoup de nos problèmes peuvent être réglés par des appels à membres faits 1 mois avant plutôt que la veille pour le lendemain. Dire qu’un événement est annulé n’est pas grave. Pas besoin d’un membre du CA à tous les évènements. Les CR doivent être publiés activement sur l’asso(Discord, mail). Récupérer plus souvent les retours sur les évènements “exceptionnels”, en particulier sur Discord. Tous les retours d'événement doivent figurer dans le bilan moral. Loïc et Alexis partant pour faire d’autres tables rondes (si il y a un intérêt à le faire)

Organisation des CA :

Pour faire un CA, il vaut mieux privilégier le présentiel que le distanciel et ne pas faire chez les gens mais plutôt une salle neutre. Une réunion de CA n’est pas nécessaire tout le temps, 1 tous les 2 mois suffit. Terminer chaque CA par une annonce de la date du prochain CA, quitte à la modifier après. On peut faire plusieurs petites réunions sans faire de réunion officielle pour se tenir au courant de tout. (1 CA/ semaine ou toutes les 2 semaines). S’organiser sur une après-midi plus que sur 3h. En venant au CA il faut se dire que ça dure au moins une après midi même si ça dure moins.

Représentation :

Passation de CA au niveau d’EVE, pas besoin de l’annoncer officiellement à EVE, juste le faire officieusement avec le CA. Penser à envoyer un mail annonçant les dates d’évènement sur toute l’année, et demander à EVE si des dates sont déjà annulées (à la rentrée) Jude propose de mettre le site plus en avant au quotidien.

Les partenaires

Il est important de voir les Contrées du Jeu car c’est notre principal partenaire. Aller les voir pour annoncer encore une fois le changement de bureau + donner des cartes de visite et des affiches, il les prendra avec plaisir. Ne pas hésiter à dire non quand on nous propose un évènement car c’est moins grave que de dire oui et dire non 1 semaine avant. Ne pas hésiter à aller voir O’Merveilles

Le futur :

Envisageons-nous de lancer une convention l’an prochain? Si oui, il faut en définir le thème. Il vaut mieux le faire en octobre-novembre. L’an prochain verra les 10 ans du Graal, il faut organiser un évènement (qui peut être la convention). Convention = évènements où on réserve EVE un week end avec des horaires variables. Bilan de la dernière convention : très bien passée mais faible affluence à cause de la comm et post-covid. De plus, les personnes qui se sont investies se sont cramées. Faire une convention demande du boulot mais offre une gratification d’avoir un évènement fini.

Démissions d’Arnaud et d’Eudric

Appel à 2 candidatures pour les remplacer.

Potentielle date pour le prochain CA : Samedi 17 juin dans l'après-midi
Fin du CA à 23h40