Conseil d'administration de Janvier 2021

Bonjour tout le monde, voici le compte rendu de notre conseil d'administration de Janvier !

On a élu le nouveau bureau et discuté de l'organisation du nouveau ca.

Compte rendu du conseil d’administration du graal du 18/01/2022

I Démarrage de séance

Tous les membres du CA étaient présents. Plusieurs membres en dehors du CA ont assisté, notamment d'anciens membres du CA et du Bureau, pour amener des conseils ainsi qu’un membre qui souhaite s’impliquer un peu plus.

Pour ce premier CA, Jean-Pierre a été secrétaire de séance. En l'absence d’un président élu, Arthur se propose d’animer le débat.

Un tour de table a été effectué pour que les membres apprennent à se connaître. À part les présentations, le moral général à été relevé : le CA va bien, est très motivé, mais certains membres partent fatigués, que ce soit par des problèmes personnels, ou car l’année dernière a été particulièrement éprouvante pour le CA du graal. Malgré cette fatigue, tous semblent prêts à s’impliquer et ont la motivation au maximum.

un état des lieux de comment fonctionne le CA a été fourni par les anciens dans un mail récapitulatif. le nouveau CA l’a lu pour certains, les autres le feront au cours du mois (le mail a été finalisé la veille du conseil, certains n’avaient pas encore eu le temps).

Le sujet suivant a été un rappel que l’ensemble du CA doit lire les statuts, le règlement et la charte car ce sont eux qui en sont garants lors des événements. Toutes ses informations sont disponibles sur le site du graal, mais il a été proposé de les rendre plus visibles.

Il a aussi été abordé une irrégularité lors du vote des nouvelles valeurs durant l’AG. en effet, après recomptage des bulletins et consultation du Discord ou les décomptes ont été annoncé, il est constaté que les résultats suivant ont été enregistrés : Pour rappel, avec les personnes à distance et les procurations, 27 voix prenaient part au vote. (les abstentions sont ici comptée pour montrer le nombre de personne total) Confort de jeux (effort pour chacun) : 18 oui 2 non 4 blanc 1 abs soit 25 votes Espace ludique et plaisant pour tous : 23 oui 1 non 2 blan 1 abs soit 27 votes Proposer des expériences de découverte ludique : 21 oui 3 non 5 blanc 1 absention soit 30 votes Proposer un espace de bienveillance et de rencontre : 23 oui 2 non 3 blanc 1 abstention soit 29 votes On constate donc une irrégularité. Devant ceci, le CA invalide le vote de l’AG et décide de rentrer ces valeurs dans le règlement plutôt que dans les statuts, comme c’est son droit. Le CA décide aussi que ces valeurs seront de nouveau présentées et soumises au vote lors de la prochaine AG.

II élection du bureau

Le CA est ensuite passé au vote interne pour élire le bureau. Il est expliqué ce que représentent les postes de président et de trésorier. un 1er vote est organisé. pour le poste de Président, Clara et Titouan se présentent. décompte des votes : Clara : 3 Titouan : 2 Blanc :1 Abs t:1 Clara est donc élue présidente. pour le poste de Trésorier, Enzo se présente. décompte des votes : Enzo : 6 Blanc : 1 Enzo est élu Trésorier.

Clara Imbert intervient alors et informe le CA que par les statuts, le bureau doit être constitué d'étudiants. Devant cette information, le CA décide d’invalider le vote précédent et de revoter en son sein. pour le poste de président, Titouan se présente Décompte des votes : Titouan : 7 Titouan est élu président. Pour le poste de trésorier, Solène se présente. décompte des votes : Solène : 7 Solène est élue trésorière. Le nouveau bureau du graal est donc constitué de Titouan comme président, et de Solène comme trésorière. Titouan accepte que Arthur finisse d’animer cette séance afin de gagner du temps. Le bureau propose aussi la création d’un nouveau rôle au sein du CA, de vice trésorier, qui épaulera la trésorière. La proposition est acceptée à l'unanimité, et Enzo accepte le poste.

III Vie de l'association : répartition des tâches à faire par le CA pour Janvier

  • Planification des ouvertures d'évènements lundis petit jeux
  • 24/01 Titouan/Enzo
  • 31/01 Arthur/Titouan
  • 07/02 Jean-Pierre/Clara
  • 14/02 Enzo/Titouan
  • 28/02 Titouan/Clara Dimanche JDR
  • 30/01 Yannick/Arthur (tuto badge a faire)
  • 06/02 Titouan/Jean-Pierre
  • 13/02 Clara/Enzo
  • Table round sur le handicap
  • prep 19/01 Yannick
  • 29/01 Yannick/Johan Musy Pour tous ces événements, Jean-Pierre regarde qu’ils sont bien créés sur Facebook.

Relever Le courrier à Eve. A faire par les gens qui ouvre le LPJ S’occuper des mails. Demander les événements du mois de mars. Gestion du site web Gestion des réseaux sociaux Accueillir les nouveau arrivants sur discord Organisation du prochain CA Communication avec EVE Un nouveau rôle est créé : plusieurs membres souhaitent que leurs communications officielles soient relus avant d'être envoyés car ceux-ci savent qu’ils font des fautes.

  • Rédaction du compte rendu de l'AG qu'on a pas eu le temps de faire
    • Rédaction du CR du CA

Maintien ou non de la convention pour cette année et de la réunion d'organisation Au vu de la situation sanitaire, il semble plus prudent d’annuler la convention telle qu’elle était prévue. Cela attriste le CA mais nous préférons canaliser notre énergie sur d’autres événements moins sensibles à être annulés. l'association a un brin d’évasion avait proposé un loup garou géant pour celle ci. Nous les contactons pour en faire un (ou plusieurs ) événement ponctuel.

Note post-CA : La question de la convention a été revue depuis, et nous avons décidé d'organiser une réunion avec les membres motivés pour qu'ils puissent choisir de reprendre ou non le projet. Si vous voulez participer à cette réunion vous pouvez nous communicer vos disponibilités sur ce frama : https://framadate.org/TGM3BbN8ARboHY3u. Les disponibilités de EvE ne sont pas encore disponibles et des dates risquent d'être retirées.

Jean-Pierre propose de concentrer nos efforts sur un objectif annuel : assurer notre pérennité, faire venir des étudiants, les fidéliser et les faire devenir membres. le reste du CA approuve. Le CA débat aussi sur la possibilité de faire une convention virtuelle, centrée autour d'événements portés par Discord. l’idée reste mais n’est pas démarrée en Janvier car le CA à déjà beaucoup de choses urgentes à traiter.

Le CA envisage de changer de banque, car l’actuelle à augmenté de manière significative les frais. Vérifier que tout le monde ait accès à toutes les plateformes. Mettre à jour les statuts Changer les personnes responsables sur Alvéole Publier le compte rendu de l'AG Publier le compte rendu du CA Envoyer le PV a la préfecture Déclarez les changement sur le service public Se présenter à EVE et demander la prise en compte des modif Notification des adhérent sur les changement de statut et de CA (mail en CCI) Prendre rendez vous avec la banque Remise des document à la présidence Remise des document a la tresorerie Modification du règlement intérieur pour intégrer les valeurs Commandez un chéquier Prévenir EvE qu'on a pas de twitter Mettre à jour les événement sur le site Publier un article sur l’atelier handicap faire une liste avec tous les contacts des membres du ca

ensuite, certaines tâches ne sont pas prises ce mois ci,mais gardé en visibilité se présenter à tous les organisme et assos amies Mettre à jour les annales du GRAAL. Anonymiser les anciennes données et faire du tri. Archiver les données de 2021 dans le dossier correspondant. Mettre une page RGPD sur le site Mettre à jour les bulletins d'adhésions, avec une petite mention RGPD et un nom d'usage pour distinguer nom légal et nom d'usage

A voter en février (besoin d’un chéquier) Acheter / choisir un meilleur moyen de ranger les jeux Acheter des dés à l'assos

tâches en visibilitée pour apres février étudier un nouveau local en plus/a la place de EVE Atelier d'explication des LPJ : pour que le CA connaisse tous les jeux, choisir quels jeux sont mis en avant etc revoir le système de vote anonyme pour la prochaine AG demande a la prochaine AG, faire en sorte que l’invalidation du vote du bureau pour manque d'étudiant n’ai plus lieu. Via changement de statut potentiellement.