Bonjour tout le monde, voici le compte rendu de notre conseil d'administration de Novembre !
On a discuté de l'année, de notre évènement Halloween, de l'AG et d'une charte d'inclusivité qui va voir le jour !
Conseil d'administration du 14 novembre 2021
Marius est secrétaire de séances. Alexis, Johann, Arahina, Jean-Pierre, Clara, Marius, Pierre sont présents ainsi que Eudric.
Ordre du jour
- Date des prochains Dimanche One Shot.
- Date de l'Assemblée Générale.
- Réunions pour la convention
- Prêt de jeux
- Bilan d'Halloween
- Charte d'inclusivité
- Atelier inclusivité
- Partenariats
- Points divers
Dimanches One Shot
Les prochains DOS se feront aux dates suivantes:
- 28 Novembre
- 12 Décembre
- 9 Janvier
- 23 Janvier
Il faut faire les demandes sur ADE avant le lundi 22 Novembre.
Assemblée Générale
Cette année l'assemblée se fera plus tôt que d'habitude, le Samedi 15 janvier 2022 et sera suivie d'un Samedi Gros Jeux de 14h à 18h.
La date a été prévue en avance pour pouvoir commencer à recruter pour le prochain conseil d'administration et pouvoir assister au conseil de décembre pour les personnes intéressées.
Un message sera posté sur le Discord de l'association pour prévenir et inciter les gens à venir.
Réunions pour la Convention
La première réunion pour désigner la personne qui supervisera et les cheffes et chefs de pôles se tiendra le Lundi 29 Novembre à 18h30 dans le Petit Salon. Toutes les personnes intéressées sont appelées à se manifester en nous envoyant un message ou un mail.
Il faudra réfléchir au lieu de la convention (dans une MJC par exemple) et voir les partenariats avec ANI grenoble et Kiffer La Prose.
Enfin, il faudra aussi bien préciser aux bénévoles que la nourriture devra être refaite du soir pour le lendemain.
Prêt de jeux
L'idée a été resoumise de proposer du prêt de jeu par l'association. Après concertations, cela demandera une certaine logistique mais nous allons le mettre en place, malgré les essais précédents qui n'ont pas marchés.
Il faudra tout d'abord pour cela compléter l'inventaire des jeux du GRAAL avec les jeux donnés par la famille de Pierre-Yves Heuzé.
Nous proposerons un système de caution, avec un cheque de 30€ pour l'emprunt d'un petit jeu et entre 60 et 80€ pour un gros jeux (Mascarade contre Zombicide par exemple). La récupération et le rendu des jeux se fera uniquement lors des évènements de l'association, c'est à dire aux LPJ et aux DOS et aux évènements exceptionnels. De plus, le prêt ne sera proposé que aux personnes adhérentes de l'association.
Les jeux seront prétés pour une durée de 2 semaines et il sera ajouté au message de bienvenue sur Discord que nous proposons cela, ainsi que sur le site.
Bilan Halloween
L'évènement a attiré assez de monde pour nous et ANI Grenoble, ainsi que des gens vus aux DOS, ce qui est rare ! Nous avons pu remarquer que lors des grosses animations (Diffusion, loup garou) les autres animations annexes sont souvent délaissées.
Le maître de mot de cet Halloween est L'Organisation, nous avons eu des bavures au niveau de la mise en place des croques monsieurs et de la vente car nous n'avions pas explicitement formés tout les bénévoles. Ainsi, pendant les périodes de fortes affluences (19-21h) il sera bien d'avoir trois personnes à la vente au lieu de deux et de commencer légèrement plus tôt (18h30) De plus, en général il serait bien d'avoir un bénévole entre les crénaux normaux pour faire la passation entre les deux équipes. Nous allons aussi mettre en place un systême unifié pour noter les commandes sur une feuille afin d'éviter de jongler avec plusieurs différents. Le menu devra être affiché en hauteur pour que tout le monde puisse bien le voir.
Au niveau des parties de JDR, il faudra proposer des inscriptions en amont qui permettent à la table de jouer dans tout les cas et un petit peu d'inscriptions sur place pour remplir les tables (typiquement 3 places réservables en avance et 2 sur place).
Enfin, il faudra aussi faire une mini formation croque monsieur, caisse et relais avant de commencer l'évènement pour pouvoir répondre à toutes les questions.
Bilan financier d'Halloween
Pour la première fois les croques jambons se sont mieux vendus que les croques chèvre miel et croyez le ou non ceci est HISTORIQUE !
Alexis a acheté une caisse pour le GRAAL, ce qui est très bien et nous permettra de mieux gérer l'argent lors de l'évènement, la dépense est unanimement acceptée. Enfin, les croques monsieurs de la dernière heure ont été bradés à 1€, ce qui a permis d'écouler les stocks et de nous laisser uniquement un demi paquet de pain de mie.
En terme financiers, nous avons eu 147,28€ de dépenses, dont 112,94€ pour les croques monsieurs, il est donc tout à fait possible de s'en passer pour un prochain évènement. Nous avons eu des recettes de 204,50€, ce qui avec l'achat de la caisse fait un bénéfice net d'environ 10€.
Suggestions gustatives
Nous avons expérimentés une formule végétarienne qui n'avait pas marché et une recette de croque monsieur végétalien qui s'est révélée trop chère. Nous proposons donc pour les prochains évènements de vendre de la salade de riz ou de tomate ou n'importe quelle salade pour permettre aux personnes avec un régime non animalier de pouvoir manger du salé à nos évènements.
Charte d'inclusivité
Comme vous ne le savez peut être pas nous travaillons depuis un long moment sur une charte visant à rendre les DOS plus accessibles à toutes et à tous. Un article plus précis l'expliquant sera publié sur le site avant la fin de la semaine, accompagné de la dite charte qui sera donc mise en application dès les prochains DOS.
Divers points seront développés dans l'article plus précisèment (les raisons de la charte, son statut, ...).
Il sera mis en place une session de questions réponses sur le discord (et par mail si vous le souhaitez) pour l'expliquer.
Atelier inclusivité
En lien avec le point précédent, nous allons proposer le Mardi 23 novembre de 19h30 à 21h dans le Petit salon de EVE une table ronde sur les questions du Sexisme et de l'inclusion des communautés LGBT+ dans le jeu de rôle en général. Cet évènement sera ouvert a tout les membres du GRAAL, nous vous demanderons par contre d'être respectueux de toute personne présente, car ces questions sont délicates.
Un deuxième atelier sera ensuite organisé sur la question de la gestion des Handicaps dans le jeu de rôle, la date n'est pas encore fixée.
Partenariats
Nous avons des demandes de participations à des évènements divers, comme un Loup Garou Géant, du prêt de jeux à une association de Stendhal et un partenariat avec le BDE Math !
Nous sommes partants pour participer à tout ces évènements et attendons plus de précisions sur leur organisation pour mieux en parler.
Points divers
Nous allons supprimer le rôle de Cyber-Grand Chef sur le discord pour donner les droits d'administration à tout les membres du CA, ainsi ce sera plus simple de comprendre qui peut vous répondre au nom de l'association.
L'AG arrivant prochainement, n'hésitez pas à nous solliciter pour vous impliquer dans le conseil et pour nos prochains évènements !