Compte rendu du CA janvier 2023

Bonjour tout le monde, voici le compte rendu de notre Conseil d'Administration du 5 janvier 2023 !

Compte rendu du CA du 5 janvier 2023

Compte rendu de la réunion du CA Du 5 janvier 2023

Personnes présentes :

  • Yannick Faccioli
  • Clara Fau
  • Marie Abt (Arahina)
  • Mathilde Gautronneau
  • Titouan Mazier
  • Nicolas Pautet
  • Matteo Cardone

Ordre du jour :

  • Prochains évènements
  • Préparation de l’Assemblée Générale
  • Besoins vis-à-vis de la banque
  • Évènement Chaos
  • Évènement 20 ans d'EVE
  • Résultats sondage charte (en vue de l'AG)

Prochains évènements

  • DJdR validés les 8 et 29 janvier
  • LPJ validés les 9, 16, 23, 30 janvier et le 6 février
  • AG validée le 28 janvier

EVE sera fermé du 11 au 19 février (vacances d'hiver)

Préparation de l'AG

Annonce de l'AG

  • Mails et Discord : Nicolas
  • Site web : Ara
  • Instagram et Facebook : Matteo

Mathilde doit mettre à jour la liste des membres pour l’AG, afin de communiquer par mail et préparer la liste d’émargement.

Titouan doit refaire la déclaration de l’association en préfecture.

Bilan de trésorerie

Comment récupérer le classeur de trésorerie ? Enzo a pris contact avec Nicolas, qui lui avait répondu, mais Enzo n’a pas donné suite à sa réponse.

🡺 Se hâter pour récupérer ces papiers avant l’AG

EDIT 14/01 : le classeur ainsi que les papiers de l’asso nous ont été restitués lundi 09/01

Mathilde doit rassembler tous les papiers (factures, banque) et faire le bilan de la trésorerie.

Principaux postes de flux depuis l’AGE :

  • Halloween ;
  • Gestion asso : adhésions, assurance, frais bancaires... ;
  • Ventes de boissons pendant les DJdR, vente de jeux… ;
  • autres ?

Bilan moral

à préparer par Titouan, assisté par les autres membres du CA.

En amont de l'AG :

  • Préparer la liste d’émargement ;
  • Préparer matériel pour vote à bulletins secrets

Ordre du jour rédigé pour l'AG :

  • Bilan moral ;
  • Compte-rendu de gestion financière ;
  • Éventuels changements de statuts ;
  • Discussion et vote sur une éventuelle modification de la charte (voir plus loin) ;
  • Démission du CA et élection du nouveau CA.

Proposition de changement de statuts

Repartir de la proposition de Marius pour formuler une disposition, rattachée à l’article 12 des statuts, permettant de démettre un membre de son rôle d’administrateur.

Le principe d’un tel article est accepté par le CA, Ara et Nicolas proposent deux versions de ce texte, légèrement différentes. Le CA a voté à l'unanimité pour que les 2 versions soient présentées en AG, elles seront éventuellement amendées par les membres, puis soumises au vote.

Besoin vis-à-vis de la banque

Dépôt/retrait, avoir un compte chèque, accéder au compte en ligne, réaliser des virements, possibilité d’ouvrir un compte en tant qu’association, pour que la personne physique représentant l’asso (Président·e) puisse changer sans frais pour l’asso

Gros évènements à venir

Évènement FOCUS d’Animafac les 4 et 5 février

Matteo lit la proposition d’Animafac qu’il avait reçue, sachant que nous avions déjà été contactés pour proposer une activité jeu de rôle de 2 heures à cet évènement. Nous ne sommes pas en mesure d’accepter cette proposition car le CA sera renouvelé le week-end précédent.

Évènement Chaos

Service culturel du CROUS, qui souhaite organiser un évènement en soirée le 30 mars à ESCAPE (sur la presqu’île), et qui nous sollicite pour faire des activités JDR, JDP. Leur répondre (Matteo) que le GRAAL est intéressé, et qu’il faut engager les discussions avec eux pour connaître les modalités d’organisation / déroulement de cet évènement.

Évènement 20 ans d’EVE

Cet évènement aura lieu dans la semaine du 17 au 21 avril à EVE, une réunion aura lieu lors de la 2e semaine de janvier pour commencer à en discuter. Problème : le CA sera renouvelé au cours de l’organisation de cet évènement. Yannick et Mathilde seront présents pour représenter le GRAAL mercredi 11/01 midi.

Résultats sondage charte

La question de la modification de la charte sera soumise au vote, sans engagement de la nature de la modification. En amont de l’AG, on donne en lien les résultats bruts de la consultation. On précise que si la procédure de modification de la charte est ouverte, un comité de rédaction sera ouvert aux membres, il devra comprendre un rapporteur issu du nouveau CA. Comme il s’agit d’un élément de règlement intérieur, c’est le CA qui ratifiera le nouveau texte. On fixera un temps de discussion de 20 minutes maximum.