Compte-rendu de la réunion d'organisation de la convention

Ci dessous le compte rendu de la première réunion de l'année pour l'organisation de la convention. Nous avons été agréablement surpris de la foule de personnes qui étaient présentes (15 têtes connues ou non et 5 associations présentes !) et qui sont motivées pour organiser !

Un grand merci à vous toutes et tous, qui étaient là et à celles et ceux qui nous rejoindront encore !

La réunion s'est tenue le mercredi 9 février dans le petit salon de EVE à partir de 18h. Elle était présidée par Alexis et Clara qui ont accueilli tout le monde et présenté les divers pôles déjà mis en place. Pour rappel, nous comptons la proposer le week-end du 9-10 avril.

Les présents·es et absents·es

Il y'avait 15 personnes présentes pour cette première réunion, 9 membres du GRAAL, 1 membre d'IntEGre, 3 membres de Un brin D'évasion, 1 membre des Arpenteurs d'Agartha et 1 membre de la Meujeuthèque. Nous n'avons pas pu compter parmi nous de membres d'ANI Grenoble, qui nous ont par la suite exprimé leur motivation à participer à la convention !

Nous avions fixé arbitrairement avant la réunion avec les anciens·ennes chef·fes de pôles une limite basse pour tenir la convention à 12 personnes, le seuil est franchi !

Nous déplorons (mais chacun ses raisons, et iels en avaient surement !) l'absence des membres du pôle Trésorerie, qui auront un rôle important à jouer ainsi que de deux autres bénévoles qui n'étaient pas disponible ce soir, mais qui nous l'espérons, nous rejoindrons !

Les différents pôles et acteurs de la convention

Nous avons repris l'organisation qui avait été décidée il y'a deux ans, en divisant le travail dans les groupes suivants:

Nom Rôle
Pôle Buvette Chargé de la gestion de la nourriture sur place et de la préparation
Pôle Communication Chargé de la communication externe, de l'affichage et de la présence en ligne
Pôle Concours Chargé des animations avec lots, de la gestion des lots
Pôle Culturel Chargé des animations sans lots, des intervenants
Pôle Décoration Chargé de la création des décors, leur mise en place et leur stockage
Pôle Jeux de Rôles Chargé de l'appel aux Maîtres·esses de jeux et de la planification des tables
Pôle Jeux de Société Chargé de la selection des jeux, de leur explication et de la mise en place
Pôle Trésorerie Chargé de la gestion des subventions des finances et de la liaison avec le Conseil d'Administration
Supervision Chargée de la coordination et de la mise en place globale

Les différents pôles ont été expliqués, remplis, les chef·fes attribués·es et chacun·e s'y est réparti·e. Nous ne détaillons pas dans ce résumé la composition de chaque pôle, elle peut être vue sur le discord mis en place pour l'occasion Rejoignez nous y !.

Supervision

L'ancien superviseur (Votre serviteur qui vous écrit ce compte rendu) s'est représenté et prendra donc la fonction de déléguer le plus possible, tout en synchronisant le travail de tout le monde !

La première tâche a été de créer le discord et tout ce qui va avec, la deuxième ce compte rendu, la troisième est de regarder les dossiers DPR (sécurité sanitaire) pour l'Université Grenoble Alpes !

Deux membres du GRAAL se sont proposé comme bouée de secours au rôle de supervision, leur aide sera plus que la bienvenue.

Les pôles en résumé

Chaque pôle doit s'occuper de ses démarches de lui même, la supervision est là pour vérifier que tout avance, mais chaque Chef·fe de pôle est responsable de la marche de son groupe. Certains pôles n'auront un travail que pendant la convention, d'autre seulement avant et d'autres tout au long de l'organisation.

Il a été évoqué beaucoup d'idées pour chaque pôle, un bref résumé est :

  • Pôle Buvette:
    • Mettre en commun la restauration habituelle du GRAAL avec celle d'IntEGre (Les crêpes !)
    • Proposer des repas végans comme les salades de riz
    • Acheter des écocups personnalisées
  • Pôle Communication:
    • Utiliser les réseaux de chaque asso (Instagram, Facebook, Discord, Sites)
    • Faire du flying et des autocollants à mettre sur les panneaux
    • Mettre des affiches dans Grenoble, sur le campus, dans les résidences, chez nos partenaires Les contrées du jeu et O'Merveille
  • Pôle Concours:
    • Aller voir les partenaires pour avoir des lots
    • Reprendre la chasse au trésor et la rendre encore mieux
    • Reprendre le pop quizz, le burger quizz ainsi que le concours de cosplay
    • Prendre comme lots les créations de certaines membres du GRAAL très talentueuses !
  • Pôle Culturel:
    • Potentiellement le fusionner avec le pôle concours
    • Contacter Donjons & Labo pour une conférence
    • Voir avec Ani Grenoble pour un blind-test
    • Faire le Loup Garou Géant d'Un Brin d'Évasion
    • Avoir un stand photographique
    • Avoir un TrollBall grâce aux Arpenteurs d'Agartha (Et des épées en mousses !)
    • Organiser une Murder Party avec 12 personnes et 2 MJ
  • Pôle Décoration:
    • Faire des ateliers en Mars et la semaine avant la convention (déjà demandés ! Merci !)
    • Reprendre les anciennes idées (Arbre de rêves, clés des songes, nuages ...)
    • Un besoin de mains, de têtes, de pistolet à colle et autre est fortement présent !
  • Pôle JDR:
    • L'appel aux MJs va être refait, ainsi qu'un planning adéquat
    • Des parties en anglais pourraient être proposées.
    • Les parties de la nuit seraient en roue libre. (oui carrément)
  • Pôle JDS:
    • Faire des sessions de test de jeux.
    • Prévoir une sélection internationale.
    • Potentiellement voir des jeux à acheter.
    • Prévoir un planning tournant des bénévoles expliquant les jeux lors de la convention
  • Pôle Trésorerie:
    • Reprendre les budgets de l'année précédente.
    • Trouver les subventions à demander.
  • Supervision:
    • Déléguer le plus possible, pour ne rien faire.

Les différents acteurs

Nous tenons à ce que, comme elle était prévue au départ, cette convention soit multi-acteurs ! C'est pourquoi nous sommes très heureux que 4 associations amies veuillent en faire partie. Nous allons aussi proposer à l'ALEG de faire des sessions de Jeu de rôle, comme cela avait été le cas. La convention sera hébergé à EVE, il nous faudra donc aussi discuter avec eux de s'ils veulent participer.

En terme d'investissement, IntEGre et les Arpenteurs ont soulevé qu'ils auraient potentiellement beaucoup de bénévoles disponibles et motivés. Un brin d'évasion, quant à eux, proposent d'organiser le loup garou géant ce qui serait déjà une énorme activité en soit ! Pour ANI Grenoble, nous allons leur proposer de mettre en place un blind test comme à Halloween et pourquoi pas plus si ils veulent.

Les mesures sanitaires

Il y'a deux ans, nous avons pris la décision d'annuler la convention car les conditions sanitaires ne permettaient pas sa tenue. Cette année, les indicateurs sont en train d'aller vers le vert. De plus, nous avons géré deux années de COVID et nous nous pensons donc compétents pour continuer.

Bien sûr, toutes les mesures en vigueur seront mises en places, potentiellement d'autres plus restrictives selon comment nous voyons la situation évoluer. Il a bien été rappelé à chaque pôle que la santé devait être prise en compte et cela sera fait !

Pour la suite

Bénévoles du GRAAL, d'IntEGre, d'Un Brin d'Évasion, d'ANI, des Arpenteurs, de la Meujeuthéque nous avons besoin de vous ! Nous voulons faire de cet évènenement un succés phénoménal, avoir des gens du monde entier, détroner les JO de Paris en 2024 et être visibles depuis l'espace !!!

Bon, peut être pas à ce point là, mais autant viser haut. Rejoignez nous sur notre discord, pour vous impliquer, voir où on en est, tout ce que vous voulez.

Nous allons aussi essayer de négocier la Nocturne, cela semblait bien parti lors d'une discussion informelle, alors nous avons bon espoir. Enfin, la convention originale s'appellait Songe d'une nuit de jeu (Shakespeare tout ça tout ça), après les deux années compliquées, nous songeons à peut être la renommer. Pourquoi pas Songe d'années sans jeux ? C'est pas une très bonne idée, alors venez nous en donner !

Plusieurs nouvelles informations vont arriver rapidement dans les prochaines semaines, sur le discord de la convention ainsi que par mail:

Une seule adresse à retenir et à ne pas envoyer dans les spams: graal.convention@gmail.com

En plus d'elle, un compte discord spécifique a été créé (GraalConvention), ce sont deux moyens de communication qui pourront être réutilisés par les prochains évènements.

Votre superviseur préféré, ainsi que les personne présentes pour la relecture.